Ile zarabia specjalista ds. administracji? Nowy raport z rynku pracy

Przeczytaj także: Czy praca w dziale administracji jest dobrze płatna?

Popyt na role i kompetencje

Dane za 2025 rok pokazują utrzymującą się dysproporcję pomiędzy zapotrzebowaniem na pracowników działów administracji i zakupów w przedsiębiorstwach a średnim benchmarkiem dla wszystkich analizowanych ról. W trzecim kwartale wskaźnik popytu dla tych stanowisk wyniósł 0,75, podczas gdy punkt odniesienia osiągnął poziom 1,01, wynika z raportu „Wynagrodzenia i trendy w przedsiębiorstwach” Grafton Recruitment.

Eksperci zwracają uwagę, że obecna sytuacja jest konsekwencją procesów zapoczątkowanych kilka lat temu. Po okresie silnego odbicia popytu w latach 2021–2022, związanego z odbudową łańcuchów dostaw i porządkowaniem procesów po pandemii COVID, w drugiej połowie 2022 roku rozpoczął się stopniowy spadek liczby rekrutacji w działach administracji i zakupów. Z analiz wynika jednak, że ten trend wyhamował, a zapotrzebowanie na pracowników utrzymuje się na stabilnym poziomie.
Obecnie firmy nie rozbudowują już struktur back-office, coraz częściej koncentrując się na automatyzacji procesów i efektywności zasobów. Zadania pracowników są integrowane z innymi obszarami działalności operacyjnej, co także ogranicza skalę nowych rekrutacji.

Role administracyjne stanowią dziś relatywnie niewielką część struktur organizacyjnych. Firmy coraz częściej ograniczają zespoły back-office na rzecz bardziej elastycznych i wielofunkcyjnych struktur, w których zadania administracyjne są łączone z innymi obszarami, takimi jak wsparcie projektowe, kontrola kosztów czy koordynacja procesów.

W efekcie rekrutacje w tym obszarze mają charakter bardziej selektywny i koncentrują się na kompetencjach wykraczających poza klasyczne funkcje administracyjne. Nie zawsze te zmiany znajdują już odzwierciedlenie w samej nazwie stanowiska, są widoczne w opisie zadań i celów – wyjaśnia Anna Gawlik, Senior Recruitment Consultant Grafton Recruitment.

W minionym roku najczęściej poszukiwano kandydatów na stanowiska kierowników biur, specjalistów ds. administracji, a także na stanowiska asystenckie – funkcje kluczowe dla sprawnego działania firm, zapewniające wsparcie kadrze zarządzającej i stabilność procesów biznesowych. Najwięcej ofert pracy w obszarze administracji i zakupów pojawiało się w województwach mazowieckim, śląskim i wielkopolskim.

Zapotrzebowanie na kadry różne w różnych działach

Administracja i zakupy wpisują się w szerszy trend ograniczania rekrutacji w przypadku funkcji wspierających, wynika z raportu „Wynagrodzenia i trendy w przedsiębiorstwach” Grafton Recruitment.

Wskaźniki popytu na role w wielu działach utrzymywały się w 2025 roku poniżej średniej - m.in. w HR, w którym wyniósł on 0,63 oraz marketingu (0,82). Jeszcze niższe wartości zaobserwowano w obszarach takich jak audyt (0,47), podatki (0,57), IT czy PR (po 0,54), gdzie rekrutacje prowadzone były punktowo i pod konkretne potrzeby biznesowe.

Odmienny trend był widoczny w przypadku obsługi klienta i operacji – tu wskaźnik zapotrzebowania na pracowników odpowiadał rynkowemu benchmarkowi (1,01). Najwyższe zapotrzebowanie odnotowano w logistyce (1,09) i sprzedaży (1,05).

Zmiany regulacyjne a rola administracji w firmach

Dodatkowym czynnikiem wpływającym na funkcjonowanie działów administracji są zmiany w przepisach prawa pracy oraz zapowiadane wzmożone kontrole Państwowej Inspekcji Pracy. Nowe regulacje, dotyczące m.in. ewidencji czasu pracy, form zatrudnienia oraz obowiązków dokumentacyjnych, zwiększają zakres odpowiedzialności nie tylko działów HR czy prawnych, ale także wpływają na aktywności zespołów administracji.

W praktyce oznacza to rosnące znaczenie ról skoncentrowanych na compliance, standaryzacji procedur oraz bieżącym dostosowywaniu organizacji do zmieniającego się otoczenia prawnego.

Zmiany regulacyjne wpływają na funkcjonowanie całej organizacji, dlatego ich wdrażanie wymaga współdziałania wielu działów – od prawnego, HR, po administrację. To właśnie w administracji kumuluje się duża część zadań: aktualizacja dokumentacji, porządkowanie obiegu informacji czy dostosowywanie procedur do nowych wymogów. W efekcie rośnie znaczenie ról, które potrafią łączyć znajomość regulacji z praktycznym przełożeniem ich na codzienną działalność firm – dodaje Zuzanna Spaltenstein-Kotas, Inspektor Ochrony Danych Gi Group Holding, Kancelaria Radców Prawnych VESTER.

Wynagrodzenia

Struktura wynagrodzeń w obszarze administracji i zakupów odzwierciedla zróżnicowanie pełnionych funkcji oraz ich znaczenie dla organizacji. Poziomy stawek wynikają z zakresu odpowiedzialności i stopnia samodzielności, różnią się także w zależności od regionu.

W 2025 roku pracownicy pełniący funkcje wspierające (w recepcji, sekretariacie) otrzymywali wynagrodzenie mieszczące się w przedziale 5.500 - 8.000 zł brutto, a w przypadku ról asystenckich zarządów – nawet do 13.000. Najwyższe stawki były oferowane w największych aglomeracjach, zwłaszcza w Warszawie i Krakowie.

W przypadku specjalistów ds. administracji górne stawki sięgały 8.500 – 9.000 zł, na najwyższe wypłaty mogli liczyć zatrudnieni w Warszawie, Krakowie i Katowicach.

W obszarze zakupów oraz BHP maksymalne wynagrodzenia na stanowiskach specjalistycznych (11.000 – 14.500 zł) były oferowane we wspomnianych lokalizacjach, a także we Wrocławiu.

Z kolei specjaliści odpowiedzialni za zarządzanie flotą otrzymywali miesięcznie do 9.500 zł (w Warszawie).

Najlepiej wynagradzane pozostały role menedżerskie. Kierownicy biura oraz administracyjni otrzymywali wynagrodzenia w przedziale 9.000–15.000 zł brutto, przy czym najwyższe stawki oferowane były w Warszawie, Krakowie i Poznaniu. W zakupach i zamówieniach widełki mieściły się w jeszcze szerszym przedziale 10.000 – 20.000 zł, a na najwyższe wynagrodzenia mogli liczyć managerowie pracujący w Łodzi, Katowicach i Warszawie.

Analiza wynagrodzeń w działach administracji i zakupów pokazuje, że rynek coraz wyraźniej premiuje zakres odpowiedzialności i realny wpływ na funkcjonowanie organizacji. Różnice płacowe między stanowiskami nie wynikają wyłącznie z poziomu seniority, ale także z tego, jak szeroki i złożony jest zakres zadań przypisanych do danej roli – wyjaśnia Ozanna Grausch Branch Manager Grafton Recruitment.

Jak wzrosły wynagrodzenia w 2025 roku?

Największe wzrosty odnotowano na stanowiskach recepcjonistki (9,5%) oraz specjalisty ds. administracji (9,3%), a także kierownika działu zamówień (7,7%) i asystenta działu (7,4%).

Bardziej umiarkowane zmiany dotyczyły specjalistów ds. zarządzania flotą i zakupów (po 6,7%), asystentów osobistych i asystentów zarządów oraz specjalistów ds. BHP (po 5,6%), a także kierowników biura i zakupów - tu wzrosty mieściły się w przedziale 5–5,7%.

Najniższą dynamikę zaobserwowano w przypadku sekretarek (4,8%), kierowników ds. administracji (3,8%) oraz managerów obiektów, dla których wzrost stawek wyniósł 1,4%.

W 2025 roku zmiany stawek w działach administracji i zakupów były zróżnicowane, a ich poziom był ściśle powiązany z rolą pełnioną w organizacji, jej strukturą, a także wcześniejszą siatką płac. Najwyższe tempo wzrostu dotyczyło stanowisk bezpośrednio wspierających bieżące procesy operacyjne, podczas gdy w przypadku funkcji o ustabilizowanej strukturze płac dynamika podwyżek pozostawała ograniczona – dodaje Anna Gawlik, Senior Recruitment Consultant Grafton Recruitment.

O raporcie:
„Raport wynagrodzenia i trendy w przedsiębiorstwach” Grafton Recruitment został opracowany na podstawie danych ogłoszeniowych oraz badania ilościowego przeprowadzonego wśród pracowników. Analiza objęła 4 975 256 ogłoszeń o pracę pochodzących z jednego z popularnych serwisów rekrutacyjnych w Polsce. Z tego zbioru wyodrębniono 1 414 836 ofert dotyczących sektora prywatnego. Po procesie deduplikacji, mającym na celu usunięcie powtarzających się rekordów, końcowa liczba unikalnych ogłoszeń wyniosła 637 793. Do badania włączono stanowiska ujęte w siatkach wynagrodzeń Grafton Recruitment.