Jak skorzystać na zmianach od 2026 r. i 'odzyskać' lata do stażu pracy?

Przeczytaj także: Zmiany w stażu pracy - wnioski o zaświadczenia z ZUS dopiero od stycznia 2026 r.

Nowelizacja Kodeksu pracy z 26 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1423) dodaje nowy art. 302¹ i znacząco rozszerza katalog rodzajów okresu wliczanego do czasu zatrudnienia. Oprócz zatrudnienia na podstawie umowy o pracę oraz wybranych form służby do stażu pracy będą wliczane również:

• okres prowadzenia działalności gospodarczej,
• okres zawieszenia firmy w związku z opieką nad dzieckiem,
• wykonywanie umów zlecenia i innych umów o świadczenie usług (z wyłączeniem umowy o dzieło),
• współpraca z osobą prowadzącą działalność gospodarczą (np. z małżonkiem);
• członkostwo w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych,
• udokumentowana praca zarobkowa za granicą.

Warunkiem zaliczenia powyższych do stażu pracy jest opłacanie w trakcie danego okresu składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe albo wykazanie, że przepisy nie przewidywały obowiązku ich opłacania.

Co ważne, nowe zasady obejmą także okres sprzed 2026 r. Oznacza to, że dawne lata prowadzenia działalności, wykonywania zleceń, współpracy B2B czy pracy zarobkowej za granicą będzie można doliczyć do stażu pracy, jeśli zostaną odpowiednio udokumentowane. Na kim ciąży obowiązek zadbania o dokumentację?

Nowe przepisy nie nakładają na pracodawców obowiązku samodzielnego przeszukiwania archiwów, ale po otrzymaniu od pracowników zaświadczeń z ZUS-u będą musieli uzupełnić staż pracy w dokumentacji kadrowej. Dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się już teraz uporządkować własne dokumenty i procedury – komentuje Katarzyna Krzemińska, Kierownik Biura Rachunkowego w IFIRMA.

Nie tylko okresy składkowe

Przepisy nie ograniczają się wyłącznie do okresu, za który faktycznie opłacono składki. Do stażu pracy będzie wliczany także ten czas, w którym obowiązek składkowy był ustawowo wyłączony, o ile można to wykazać dokumentami. Chodzi m.in. o:

• okres korzystania z ulgi na start, gdy przedsiębiorca nie podlegał obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu;
• zlecenia wykonywane przez uczniów i studentów do 26. roku życia, którzy byli zwolnieni z obowiązku opłacania składek;
• okres zwolnienia ze składek przyznany w ramach szczególnych regulacji (np. tarcze antykryzysowe).

Odrębne terminy dla sektora publicznego i prywatnego

Nowe zasady ustalania stażu pracy formalnie wejdą w życie 1 stycznia 2026 r., ale inaczej będą stosowane w sektorze publicznym i prywatnym. Pracownicy zatrudnieni w dniu wejścia w życie nowych przepisów u danego pracodawcy będą mieli 24 miesiące na złożenie dokumentów, licząc od dnia, w którym pracodawca zastosuje nowe przepisy.

W sektorze publicznym (m.in. urzędy, szkoły publiczne, samorządowe instytucje kultury, SP ZOZ-y) termin ten będzie liczony od 1 stycznia 2026 r., natomiast w sektorze prywatnym – od 1 maja 2026 r. W obu przypadkach po jego upływie pracodawca nie będzie zobowiązany do wliczania nieudokumentowanego okresu do stażu pracy.

Uwzględnienie dodatkowego okresu nie będzie działało wstecz – nie wpłynie więc ani na długość okresu wypowiedzenia zawartych już umów, ani na warunki prowadzonych rekrutacji, w których wymagany był określony staż pracy.

Jak „odzyskać” staż pracy krok po kroku?

Dla udokumentowania okresu prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania umów zlecenia lub agencyjnych czy też sprawowania opieki nad dzieckiem kluczowe jest złożenie elektronicznego wniosku do ZUS-u i uzyskanie wydanego przez niego zaświadczenia – przedstawienie samych umów czy wpisu do CEIDG nie będzie wystarczające. W przypadku pracy zarobkowej za granicą okres ten wykazuje się pracodawcy za pomocą innej dokumentacji (np. zagraniczne umowy, zaświadczenia pracodawcy, dokumenty ubezpieczeniowe).

Aby rozpocząć proces zbierania dokumentacji, najpierw należy złożyć za pośrednictwem PUE ZUS wniosek o wydanie zaświadczenia o okresie podlegania ubezpieczeniu społecznemu. Jeżeli w systemie ZUS brakuje danych, do wniosku dołącza się własne dokumenty potwierdzające aktywność zawodową, takie jak umowy, rachunki czy potwierdzenia opłacania składek.

Po otrzymaniu zaświadczenia pracownik przekazuje je pracodawcy, który na tej podstawie przelicza i aktualizuje staż pracy w dokumentacji kadrowej. Wnioski do ZUS o zaświadczenia niezbędne do przeliczenia stażu pracy będzie można składać od 1 stycznia 2026 r., po wejściu w życie nowych zasad.

Kto najbardziej zyska na zmianach?

Na zmianie najbardziej skorzystają osoby, które przez lata prowadziły działalność gospodarczą (także nierejestrowaną, jeśli osoba była zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego), wykonywały zlecenia lub kontrakty B2B, łączyły różne formy aktywności zawodowej, pracowały w spółdzielniach rolniczych lub wracają na etat po okresie pracy za granicą. Ich dotychczasowe doświadczenie zostanie wprost uwzględnione w stażu pracy, co przełoży się na dłuższy wymiar urlopu oraz szerszy zakres uprawnień pracowniczych. A czy pracodawcy powinni obawiać się zmian?

Pracodawcy powinni przygotować się na większą liczbę wniosków o przeliczenie stażu i nieco więcej pracy po stronie zespołu kadr, ale nie jest to rewolucja, której trzeba się obawiać – dotyczy głównie uporządkowania dokumentów i dostosowania procedur.

W wielu mikro- i małych firmach realny wpływ na koszty będzie rozłożony w czasie i zależny od tego, ilu pracowników ma za sobą długi okres działalności czy pracy na umowie zleceniu – podsumowuje Katarzyna Krzemińska z IFIRMA.