Szukanie pracy: system śledzenia aplikacji może być twoim sprzymierzeńcem

Przeczytaj także: Nieprzyjazna rekrutacja pracowników naraża na straty finansowe

Podobny problem ma coraz większa rzesza kandydatów. Pomimo spełniania kryteriów podanych w ogłoszeniach nikt nie reaguje na wysyłane przez nich aplikacje. Zjawisko jest niezrozumiałe i budzi spore emocje. Wiele osób pyta: „Co jest ze mną nie tak?” Przecież media piszą już od pewnego czasu o pozytywnych wskaźnikach gospodarczych, poprawie na rynku pracy, rosnącej liczbie ofert publikowanych przez pracodawców. Skąd więc ta sytuacja?

Główną przyczyną są technologiczne zmiany w procesach selekcji, za którymi nie nadąża duża część kandydatów. Pojawiły się one dzięki rozwojowi rozwiązań IT w odpowiedzi na dynamiczny wzrost liczby aplikacji, jakie zaczęli otrzymywać pracodawcy i firmy rekrutacyjne. Dzięki internetowi szukanie ofert i aplikowanie nigdy nie było takie proste jak dziś. Jednym z efektów ubocznych jest ogromny przyrost zgłoszeń nieadekwatnych, nadsyłanych przez osoby nieposiadające wymaganych kwalifikacji. Z drugiej strony, rosnące wymagania pracodawców skłaniają wielu pracowników do ciągłego rozwoju i poszerzania kompetencji. I tak na oferty, na które kiedyś reagowało kilkudziesięciu kandydatów, dziś nadsyłane są setki aplikacji.

Odpowiedzią na nową sytuację było stworzenie systemów śledzenia aplikacji (ang. applicant tracking systems, w skrócie ATS), czyli programów służących automatyzacji procesu rekrutacyjnego. Główną zasadą ich działania jest wyszukiwanie dokumentów najbardziej dopasowanych do założonych kryteriów, definiowanych przede wszystkim przy pomocy kluczowych słów i fraz. Zastosowane po raz pierwszy pod koniec XX wieku, stopniowo coraz bardziej się upowszechniają. Są z pewnością tańszym rozwiązaniem niż zatrudnianie kolejnych osób do przeprowadzania żmudnego procesu selekcji życiorysów.

Pomimo tych zmian autorzy CV w zdecydowanej większości wciąż wyobrażają sobie, że aplikacje będą czytane i oceniane przez ludzi. Dlatego też nadal stosują rozwiązania edycyjne wypracowane w ubiegłym stuleciu. Nawet jeśli ostatecznym weryfikatorem i decydentem w procesie rekrutacyjnym pozostaje człowiek (co z czasem także może ulec zmianie), pierwszy etap coraz częściej polega na odrzuceniu większości kandydatów przez system IT. Oznacza to, że podczas opracowywania życiorysu trzeba uwzględnić zarówno selekcyjną metodykę człowieka, jak i oprogramowanie maszyny.

Wydaje się, że wyzwaniem obecnych czasów staje się umiejętne pogodzenie tych dwóch tak różnych perspektyw. Kandydaci niezorientowani w sytuacji mogą wkrótce stać się swoistymi dinozaurami rynku pracy. Co zastanawiające, środowisko zawodowo zajmujące się rekrutacją nie angażuje się zbytnio w edukowanie kandydatów i wdrażanie ich do nowych realiów, choć akurat powinno być tym żywo zainteresowane. Prawdopodobnie satysfakcja płynąca z informatycznego usprawnienia procesu nadal jeszcze przesłania fakt, że życiorysy wielu kompetentnych kandydatów zostają zignorowane przez programy ATS. A jedyną tego przyczyną jest nieuwzględnienie w formacie CV zasad ich działania.

W sumie „dogadanie się” z automatycznym selekcjonerem nie jest aż takie trudne. Oto kilka głównych zasad:

1. Przygotuj CV w formacie edytowalnym, najlepiej programu MS Word, gdyż jest najczęściej wykorzystywany w środowisku biznesowym (pliki typu PDF mogą w ogóle nie być odczytywane przez systemy ATS).
2. Nie używaj tabel, dodatkowych pól tekstowych, nie umieszczaj żadnych istotnych danych w nagłówku ani w stopce strony, gdyż te obszary mogą nie być widoczne dla systemu ATS.
3. Stosuj typowe nazwy nagłówków kolejnych sekcji CV, np. Doświadczenie zawodowe, Wykształcenie, Szkolenia (nietypowe nazwy nagłówków mogą być niezrozumiałe dla systemu ATS).
4. W opisach swoich zadań i dokonań wykorzystaj kluczowe słowa i frazy używane przez pracodawców w interesujących cię ofertach, natomiast unikaj specyficznego korporacyjnego żargonu.
5. Zadbaj o kilkukrotne powtórzenie kluczowych słów i fraz opisujących twoje kompetencje w różnych miejscach CV, ponieważ dla systemu ATS oznacza to lepsze dopasowanie dokumentu do kryteriów.

Jacek Zimnicki, Lee Hecht Harrison DBM Polska