Skuteczne szukanie pracy przez Internet - jak się do tego zabrać?

Przeczytaj także: E-wizerunek pracownika

Korzyści wynikające z ubiegania się o pracę za pośrednictwem poczty elektronicznej

Nawiązanie kontaktu za pośrednictwem poczty elektronicznej daje kilka korzyści: pokazuje, że dajesz sobie radę z obsługą tego środka komunikacji. E-mail nie jest uzależniony od czasu, tzn. można go w spokoju zredagować i wysłać, mimo to jednak bardzo szybko dociera do odbiorcy i to na całym świecie. Jest przykładem nowoczesnego narzędzia komunikacji, które nabiera w przedsiębiorstwach coraz większego znaczenia. Może zawierać komplet dokumentów ubiegającego się o pracę.

Ogólnie rzecz biorąc, kierownicy działów zarządzania zasobami ludzkimi mają pozytywny stosunek do poczty elektronicznej. Jedna piąta przedsiębiorstw bardzo chętnie odbiera oferty przesłane pocztą elektroniczną, natomiast 14% całkowicie ją odrzuca. Cała masa przedsiębiorstw wydaje się być mniej zdecydowana. Decydujące znaczenie mają jednak szczegóły – sposób zredagowania wiadomości poczty elektronicznej. Zaleca się zachować tutaj tę samą staranność co w przypadku klasycznych ofert. Oferta przesłana pocztą elektroniczną stanowi dla przedsiębiorstwa wizytówkę kandydata. Błędy ortograficzne i tym podobne nie wydają się być szczególnie przekonywujące. Zacytujmy jednego z menedżerów: - Zwraca się uwagę na poprawną pisownię, ponieważ oferta przesłana Internetem to również oferta.

Proszę zwracać uwagę na zachowanie odpowiedniej formy. Co prawda Twoja wiadomość jest pisana i wysyłana z komputera, adresowana jest jednak do człowieka, któremu należy okazać odpowiedni szacunek. Proszę wystrzegać się również redagowania swojego pisma w sposób grubiański. Kierownicy działów kadr są często konserwatywni i nie są zbyt zachwyceni, gdy kandydat zwraca się do nich "Hej ludzie!!!!".

Sposób zredagowania oferty

Wysyłanie wiadomości pocztą elektroniczną jest tanie. Bardzo proste jest także rozsyłanie e-maili pod wiele adresów naraz. Nie powinno się jednak tego wykorzystywać do wysyłania standardowych przesyłek masowych. Proszę odnaleźć odpowiednią ofertę pracy i poszukać dokładnych informacji na temat przedsiębiorstwa. Dzięki Internetowi często jest to bardzo proste. W swoim liście powołaj się dokładnie na przedsiębiorstwo i określone stanowisko. Istotne znaczenie ma także podanie stanowiska i źródła (nazwy gazety, internetowego serwisu rekrutacyjnego) oraz, o ile taki istnieje, numeru referencyjnego, w celu łatwiejszego sklasyfikowania Twojego wniosku z ofertą. Jeden z pracowników działu zarządzania zasobami ludzkimi twierdzi, że "Oferta przesłana pocztą elektroniczną traktowana jest jak przesyłka o charakterze masowym – decydujące znaczenie zatem ma zredagowanie oferty pod kątem przedsiębiorstwa".

Z wielu wiadomości poczty elektronicznej nie wynika, o jakie stanowisko dana osoba chce się ubiegać. Firmy mają w tej sprawie jasne stanowisko: "Żadnych ofert masowych o tej samej treści! Skupienie się na jednym przedsiębiorstwie dokładnie tak jak w przypadku normalnej oferty. "Elektroniczne" ubieganie się o pracę jest jedynie nowym środkiem transmisji, a nie inną formą zgłoszenia. Oznacza to konieczność zachowania tego samego poziomu staranności".

Nie może brakować ważnych szczegółów

Najczęściej krytykowaną wadą zgłoszeń nadsyłanych pocztą elektroniczną jest brak w nich odpowiednich szczegółów. Muszą one umożliwiać odbiorcy podjęcie decyzji, czy Twoja oferta jest dla niego interesująca, czy też nie – krótkie pisma są zazwyczaj zbyt krótkie. W swojej ofercie przesyłanej pocztą elektroniczną powinieneś zaprezentować:

dlaczego zdecydowałeś się właśnie na to stanowisko i to przedsiębiorstwo,

- jakie posiadasz kwalifikacje,
- czym do tej pory się zajmowałeś,
- czym się wyróżniasz na tle innych osób i jakie szczególne umiejętności posiadasz,
- swój krótki życiorys.

Twoja oferta powinna być na tyle dokładna, na ile jest to konieczne, oraz na tyle precyzyjna i zwarta, na ile jest to możliwe – na ekranie nie czyta się zbyt dobrze, dlatego też nie umieszcza się na nim powieści. Proszę być ostrożnym przy stosowaniu polskich znaków. Niektóre programy do obsługi poczty elektronicznej nie są w stanie ich rozszyfrować, co niezbyt dobrze wpływa na czytelność oferty. Ma to szczególne znaczenie w przypadku wiadomości przesyłanych za granicę. Oprócz tego dobra oferta powinna zawierać adres pocztowy, i jeśli to możliwe, numer telefoniczny.

Załączniki - tak czy nie?

Dzięki możliwości dołączania załączników masz możliwość przesłania w formie dokumentu "Word" na przykład swojego życiorysu. Po wydrukowaniu dokumentu, odbiorca ma przed sobą komplet Twoich dokumentów. Wskanować i przesłać możesz także swoje świadectwa i zdjęcie. Zwróć uwagę na dobrą rozdzielczość i odpowiedni rozmiar zdjęcia. Ewentualnie można je trochę powiększyć i umieścić na osobnej dodatkowej stronie.

Niestety załączniki często sprawiają odbiorcy problemy. Oprócz tego brane są tutaj także pod uwagę wirusy. Niektóre, przede wszystkim duże przedsiębiorstwa w ogóle nie wpuszczają załączników za swoje komputery. Stąd też z reguły wydaje się sensowne przesłanie najpierw wiadomości w formie tekstowej. W liście tym możesz zaproponować dostarczenie, jeśli zachodzi taka potrzeba, swojej oferty w formie załącznika. Inaczej sprawa może wyglądać w przypadku firm zajmujących się Internetem lub multimediami, które z takimi rzeczami mają na co dzień do czynienia i które mogą nawet oczekiwać atrakcyjnej elektronicznej prezentacji. Jeśli zdecydujesz się na załącznik, powinieneś sprawdzić, czy łatwo się go otwiera i czyta.

Czas reakcji na zgłoszenia przesyłane pocztą elektroniczną

Udział aktywnych użytkowników Internetu (potrafiących napisać i przeczytać e-mail oraz przeglądać strony internetowe) wśród wszystkich kierowników działów zarządzania zasobami ludzkimi wynosi poniżej 10%. Wiele przedsiębiorstw dopiero teraz zaczyna przygotowywać się do wykorzystywania nowego środka komunikacji. Może to prowadzić do sytuacji, w których daremne będzie nawiązywanie kontaktów drogą elektroniczną. W tym przypadku korzyści, które mógłbyś osiągnąć dzięki poczcie elektronicznej, przestają mieć jakiekolwiek znaczenie. Nieprzyjęcie Twojej oferty ze względu na brak woli lub możliwości przedsiębiorstwa powoduje wyłączenie Ciebie z procesu rekrutacji pracowników.

E-mail powinien być szybkim środkiem komunikacji. Czas reakcji na tego typu oferty jest również krótszy niż w przypadku ofert składanych w sposób klasyczny. Odpowiedź na mniej więcej jedną piątą zapytań dokonanych drogą elektroniczną następuje w ciągu jednego dnia. Niestety jedna czwarta ankietowanych nie jest w stanie określić czasu odpowiedzi na e-mail, co wskazuje na brak pewności w tej kwestii. W stosunku do dużych przedsiębiorstw, mniejsze firmy lepiej sobie radzą z odbieraniem zgłoszeń przesyłanych drogą elektroniczną. Może to po prostu wynikać z tego, że mają możliwość szybszego reagowania na nowinki technologiczne.

Aby nie pozostać niezauważonym, po upływie tygodnia bez odpowiedzi należy koniecznie dowiedzieć się, jak wygląda sytuacja kandydatury, której zgłoszenie nastąpiło za pośrednictwem Internetu. W razie wątpliwości dotyczących zauważania i odpowiadania na wiadomości przesyłane pocztą elektroniczną, do dyspozycji jako środek komunikacji pozostaje jeszcze telefon. W tym przypadku sensowne wydaje się wcześniejsze telefoniczne poinformowanie o zamiarze przesłania poczty elektronicznej.

Własna strona internetowa jako forma prezentacji

Najatrakcyjniejszą, ale również najkosztowniejszą możliwością prezentacji jest własna strona internetowa. Można jej użyć, zwracając na nią uwagę poprzez wpisy w przeszukiwarkach i katalogach. Własna prezentacja internetowa może stanowić uzupełnienie załączników i życiorysów, ponieważ odnośnik do Twojej strony zapowiada dostęp do bogatego źródła wiedzy na Twój temat. Opcja ta wymaga jednak pewnej znajomości Internetu i HTML. Nie jest to przecież żadna wiedza tajemna – opanowanie podstaw zajmuje stosunkowo niewiele czasu również początkującym.

Wiele firm oferujących przestrzeń w Internecie oferują swoją pomoc w tym zakresie, zwłaszcza łatwe w użyciu narzędzia. W tym przypadku również powinieneś zwrócić uwagę na grupę docelową. W przypadku specjalistów z dziedziny Internetu lub multimediów, własna prezentacja internetowa to praktycznie konieczność. Jeśli chodzi o ubieganie się o pracę w firmie, która jest raczej konserwatywna, odwoływanie się do własnej strony internetowej niekoniecznie musi przynieść korzyści, a czasami może nawet szkodzić. Zasadniczo własna, dobrze przygotowana strona internetowa, która zawiera wszystkie ważne informacje, jest jednak postrzegana jako plus. Jeden z kierowników działu zarządzania zasobami ludzkimi stwierdza: - Posiadanie własnej, odpowiednio (!) przygotowanej strony internetowej i podanie jej adresu w swojej ofercie może wywołać duże zainteresowanie. Jest ona przykładem pracy kandydata.

Podsumowanie

Jeszcze raz podsumujmy najważniejsze punkty:

1. Rozważ, jaka metoda nawiązania kontaktu wydaje się najlepsza. Poczty elektronicznej używaj tylko wtedy, gdy podany jest adres.

2. W razie potrzeby zbierz informacje na temat przedsiębiorstw, branży i zakresu działalności.

3. Zredaguj precyzyjną i kompletną ofertę z dokładnym określeniem stanowiska i przedsiębiorstwa. Wymień źródło i tytuł, i ewentualnie numer referencyjny oferty pracy.

4. Ofertę w formie załącznika przesyłaj tylko po uprzednim uzgodnieniu i w przypadku zdecydowanie technicznych firm. Zwróć uwagę na jakość, wielkość i łatwość obsługi przesyłanych przez Ciebie załączników.

5. Po upływie tygodnia bez żadnej reakcji ponow zapytanie telefonicznie lub pocztą elektroniczną.

6. Swoje pisemne dokumenty przygotuj w ten sposób, by w razie potrzeby można było łatwo do nich sięgnąć.