Home office. Rady dla pracodawcy i pracownika

Przeczytaj także: Home office to nie są same plusy

Polacy chcą home office

Z badań zrealizowanych przez firmę Michael Page w ramach „Confidence Index” wynika, że jeszcze w 2018 roku za możliwością pracy poza biurem opowiadała się równo połowa polskich pracowników. Na początku 2019 roku odsetek ten wzrósł do 52%, a w czwartym kwartale podskoczył do poziomu 61%. Okazuje się zatem, że home office te rozwiązanie, co do którego Polacy są w coraz większym stopniu przekonani.

Najbardziej zorientowani na home office są młodzi Polacy, których cechuje nieco inne podejście do zarządzania pracą niż ich legitymujących się dłuższym stażem pracy współpracowników.

Jak wprowadzić pracę zdalną i zarządzać takim zespołem?

1. Zapewnienie sprzętu i narzędzi do pracy

Pierwszym krokiem niezbędnym do wdrożenia home office w biurze jest zapewnienie każdemu pracownikowi podstawowego sprzętu wyposażonego w programy, z których korzystał na co dzień w biurze lub dostępu online do firmowego środowiska pracy. Dzięki temu będzie mógł np. szybko się komunikować z zespołem i przeprowadzać telekonferencje. Dobrze jest również upewnić się, że każdy pracownik ma w swoim domu warunki do pracy oraz stałe i szybkie łącze internetowe.

- Warto pamiętać, że pracownik, który korzysta z home office, nadal jest formalnie w pracy. To oznacza, że firmy powinny zadbać o jego bezpieczeństwo i higienę miejsca pracy. Pracodawca odpowiada za swoich pracowników, bo przecież wykonywanie obowiązków służbowych w domu, to w dalszym ciągu praca – komentuje Wojciech Pintal, Talent Development Business Partner w Michael Page.

2. Skuteczne zarządzanie produktywnością

Wielu pracodawców wstrzymuje się przed wprowadzeniem pracy zdalnej z obawy przed obniżeniem produktywności pracowników i jakości ich pracy. Czy ich obawy są słuszne?

-Co oczywiste, nie wszystkie osoby mogą mieć naturalne predyspozycje do dobrego zarządzania własnym czasem i samodzielnej organizacji zadań lub po prostu mogą lepiej czuć się pracując z biura. Jeśli znamy dobrze swoich pracowników, wiemy kto może wymagać większego wsparcia w tym zakresie i tym osobom warto pomóc w przygotowaniu planu zadań oraz na bieżąco sprawdzać ich postępy. Dojrzałe zespoły i pracownicy, którzy przyzwyczajeni są do brania odpowiedzialności za pracę, zazwyczaj nie mają problemu z przestawieniem się na home office, a miejsce wykonywania pracy nie wpływa na jakość zadań – co więcej mogą być jeszcze bardziej efektywni.

W związku z tym, pierwszym krokiem do wdrożenia pracy zdalnej powinno być właściwe przygotowanie zespołów i managerów: odpowiednia komunikacja, wyznaczenie jasnych zasad funkcjonowania takiego trybu oraz zapewnienie wszystkich, że jest to normalny dzień pracy, tylko w nieco innych warunkach. Warto pamiętać, że mikrozarządzanie nie sprawdza się w przypadku rozproszonych zespołów. To znaczy, że managerowie powinni dać odpowiedzialnym i sprawdzonym pracownikom więcej elastyczności i swobody, kontrolować ich zadania rzadziej, a raczej skupić się na efekcie końcowym, który jest wspólnym celem zespołu. Swoje wolne moce powinni za to przenieść na osoby, które mniej znają lub, które ewidentnie potrzebują wsparcia w odnalezieniu się w takich okolicznościach – komentuje Wojciech Pintal z Michael Page.

-
Dla pracowników nieprzyzwyczajonych do pracy zdalnej, taki tryb wykonywania obowiązków również może stanowić wyzwanie.

Jak efektywnie pracować z domu?

1. Poinformuj bliskich, że to nie jest dzień wolny

Członkowie rodziny, zwłaszcza ci, którzy nie są przyzwyczajeni do pracy poza miejscem zatrudnienia, mogą nie rozumieć idei home office. Warto poinformować ich o tym, że jest to standardowy dzień pracy i poprosić o zapewnienie warunków, które umożliwią Ci realizację obowiązków.

2. Zorganizuj sobie home office

Poza zapewnieniem przez pracodawcę sprzętu, warto zorganizować sobie miejsce pracy w domu. Przygotuj biurko, odpowiednie oświetlenie, wygodne krzesło. Zadbaj wcześniej
o zakupy, dzięki czemu nie będziesz musiał przerywać pracy, wychodząc po napoje, czy jedzenie.

3. Samodyscyplina i organizacja

Rozpoczynając home office, rozpisz listę zadań, które musisz wykonać w pierwszej kolejności i sukcesywnie je realizuj. Warto od czasu do czasu dać znać przełożonemu, na jakim etapie pracy jesteś lub czym się zajmujesz.

– Do zalet pracy zdalnej niewątpliwie należy oszczędność czasu i samodzielny podział pracy. Mimo to również wśród pracowników możemy spotkać osoby niechętnie nastawione do tego typu wykonywania obowiązków. Niekomfortowo w takiej sytuacji mogą czuć się na przykład osoby z dłuższym stażem pracy, które przyzwyczaiły się, że ich działania są lub były koordynowane w zupełnie inny sposób i skrupulatnie nadzorowane. Zawsze warto jednak spróbować, bo każda większa zmiana zaczyna się od jednostki. Bez względu na model pracy ważne jest jednak, by mieć na uwadze fakt, że praca z domu nie zwalnia nas z konieczności terminowego wywiązywania się z zadań – dodaje Wojciech Pintal z Michael Page.

-

Plusy i minusy home office

Z badania Michael Page przeprowadzonego w 2018 r. wynika, że 6 na 10 polskich pracowników ma możliwość realizowania swoich obowiązków zdalnie. Niemal taki sam odsetek ankietowanych (61 proc.) pod koniec 2019 r. przyznał, że chciałby od czasu do czasu pracować z domu. W związku z tym nie trudno zauważyć, że wprowadzenie home office może zwiększyć atrakcyjność firmy na rynku pracy. Czas ograniczony na dojazdy do biura może być przeznaczony rodzinie i bliskim, co również poprawia work-life balance pracowników.

- Ponadto home office w wielu przypadkach korzystnie wpływa na produktywność i samodzielność zespołów, co może w przyszłości ograniczyć liczbę managerów i zredukować koszty związane z utrzymaniem biura. Kluczem do efektywnej pracy z domu jest stała komunikacja z zespołem i odpowiedni podział zadań. Dla osób wykonujących pracę zdalną to również świadectwo kredytu zaufania od pracodawcy, z którego większość osób chce jak najlepiej się wywiązać. W długoterminowej perspektywie, źle zarządzona praca zdalna może osłabiać jednak integrację zespołów. Pracownicy, którzy rzadko widują się w biurze, mogą nie mieć bliskich relacji, co również może wpływać na ograniczenie lub, w skrajnych przypadkach, brak pracy zespołowej i tworzenie barier w kontaktach. Dlatego jest to wyzwanie dla managerów, którzy zarządzając takim zespołem, muszą jasno wyznaczać cele oraz niezwykle uważnie dbać o relacje między pracownikami, na przykład przez wprowadzanie wirtualnych eventów, które pozwolą pracownikom rozmawiać ze sobą na tematy inne niż zawodowe. Optymalnym rozwiązaniem jest wprowadzenie zasady ograniczonej pracy z domu, czyli home office w wybrane dni, wtedy zachowana zostanie równowaga, a relacje w zespole nie będą zagrożone – komentuje Wojciech Pintal.

-
O badaniu Confidence Index
Confidence Index to cykliczny sondaż przeprowadzany przez Michael Page, który bada nastroje wśród osób poszukujących pracy w wybranych krajach w Europie, Ameryce Północnej, Ameryce Południowej, Azji oraz Australii. Badanie mierzy poziom optymizmu kandydatów na stanowiskach specjalistycznych i managerskich w odniesieniu do szans na znalezienie nowej pracy, przewidywanego czasu trwania poszukiwań, oczekiwań wobec własnej sytuacji zawodowej i sytuacji gospodarczej kraju oraz powodów, które skłoniły ich do zmiany miejsca zatrudnienia. Badanie jest prowadzone online wśród kandydatów, którzy aplikowali na ofertę pracy za pośrednictwem strony Michael Page.