Akta osobowe sprzed lat. Gdzie ich szukać?

Niestety w niektórych sytuacjach poszukiwanie dawnych akt osobowych może okazać się drogą przez mękę. Problemy nie ominą najpewniej osób, których teczkę pracowniczą zniszczył żywioł, ale też byłych pracowników bankrutów czy firm, które do odpowiedniego zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej nie przywiązywały należytej wagi. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których wymagane przez ZUS dokumenty zostały wystawione przed 1999 rokiem.

Jak postąpić w takim wypadku tłumaczy Iwona Kowalska-Matis, regionalny rzecznik prasowy ZUS na Dolnym Śląsku:

- Jeśli ktoś nie ma dokumentów świadczących o pracy przed 1999 rokiem, to trzeba sprawdzić czy zakład pracy jeszcze istnieje. Jeśli nie, to na podstawie chociażby pism, wpisów w książeczkowych dowodach osobistych wydawanych do końca 2000 roku czy legitymacji ubezpieczeniowej warto ustalić dokładną nazwę i adres ostatniej siedziby. To podstawa, żeby rozpocząć poszukiwania w archiwach i instytucjach komercyjnych przechowujących dokumentację osobową i płacową – wyjaśnia

W przypadku zakładów zlikwidowanych lub takich, które uległy przekształceniu, dawnych akt osobowych należy poszukiwać u ich następców prawnych. Mogą to być spółki prawa handlowego bądź cywilnego, powstałe po sprywatyzowaniu przedsiębiorstw. Niewykluczone, że będą to też organy założycielskie, czyli urzędy wojewódzkie albo organy nadrzędne, czyli konkretne ministerstwa.

Zdecydowanie w najlepszym położeniu są ci, którym potrzebne są akta osobowe od pracodawcy, który nadal istnieje. Wtedy powinien wystawić byłemu pracownikowi zaświadczenie o zatrudnieniu, ale też o osiąganych zarobkach. Jeśli jednak zakładu już nie ma i nie ma też następcy prawnego takiego przedsiębiorstwa, to informacji trzeba szukać w bazie zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, których baza znajduje się na stronie internetowej ZUS.
- Taki kłopot może ominąć osoby, które pracowały w zakładach do 20 zatrudnionych, bo taki pracodawca miał obowiązek zgłaszania pracowników w ZUS z imienia i nazwiska, czyli w imiennych deklaracjach rozliczeniowych – dodaje Iwona Kowalska-Matis.

Na podstawie informacji z urzędów centralnych, wojewódzkich i archiwów państwowych ZUS stworzył bazę zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. Jest to alfabetyczny spis nieistniejących już przedsiębiorstw i miejsc przechowywania dokumentacji „kadrowej”. Są tam też dane organizacji związkowych, spółdzielni, PGR-ów, a katalog byłych pracodawców jest ciągle aktualizowany. Taki katalog jest dostępny dla klientów ZUS w każdej placówce i na stronie internetowej: Baza ZUS.

Wielu przyszłych emerytów może szukać dokumentacji z niepaństwowych jednostek organizacyjnych, partii politycznych, związków wyznaniowych, organizacji społecznych czy spółdzielczych. Te podmioty ustalają jednak własne zasady postępowania z aktami osobowymi pracowników. Natomiast dokumenty potwierdzające staż i płace ze zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych mógł przejąć związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia lub Krajowa Rada Spółdzielcza z siedzibą w Warszawie.

Instytucją, która przechowuje dowody dotyczące dokumentacji pracowniczej od pracodawców z całej Polski, których postawiono w stan likwidacji lub których upadłość ogłoszono, jest działające od 2004 r. Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku pod Warszawą. Archiwum wydaje zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej.