Opis stanowiska podany przez pracodawcę:

Celem stanowiska jest zapewnienie sprawnego funkcjonowania Biura Zarządu oraz kompleksowej obsługi administracyjnej w organizacji o strukturze rozproszonej. Rola łączy zadania operacyjne, organizacyjne i wspierające, obejmując współpracę z Zarządem, działem prawnym, HR, managerami regionalnymi oraz zewnętrznymi dostawcami usług. Osoba na tym stanowisku będzie odpowiedzialna za zarządzanie procesami biurowymi, koordynację obiegu dokumentów oraz wspieranie inicjatyw administracyjnych, BHP i organizacyjnych.


Zarządzanie biurami i zasobami

• Nadzór nad biurem głównym w Gdańsku oraz oddziałami w innych lokalizacjach.
• Koordynacja zakupów biurowych i inwestycyjnych, kontrola budżetu administracyjnego.
• Organizacja inwentaryzacji środków trwałych oraz ewidencja zakupów.
• Zarządzanie procesem zamawiania i wymiany sprzętu (komputery, telefony, urządzenia peryferyjne).
• Koordynacja zamówień odzieży roboczej oraz usług telefonii.
• Obsługa systemów i procesów administracyjnych, takich jak: e-doręczenia, RWDPL, ePUAP, PIKA, BDO.
• Koordynacja przyznawania i ważności podpisów kwalifikowanych.
• Zarządzanie flotą samochodową (5 pojazdów).
• Nadzór nad umowami dotyczącymi obsługi biur i klinik (najem, media, serwis, leasing, ubezpieczenia).

Koordynacja obiegu dokumentów i procesów administracyjnych

• Nadzór nad obiegiem dokumentów między Zarządem, działami prawnym, HR, finansowym i managerami.
• Zapewnienie zgodności dokumentacji z procedurami wewnętrznymi.
• Współpraca z działem prawnym w zakresie archiwizacji i rejestracji umów.
• Wsparcie w negocjacjach umów najmu, serwisowych, leasingowych i ubezpieczeniowych.
• Udział w projektach administracyjnych i optymalizacji procesów wewnętrznych.

Budowanie kultury organizacyjnej i wizerunku biura

• Organizacja spotkań, warsztatów, wydarzeń firmowych (np. wigilia).
• Koordynacja współpracy z managerami klinik, oddziałów i jednostek biznesowych.
• Promowanie przyjaznej atmosfery i kultury współpracy w biurze.
• Nadzór nad serwisem sprzątającym.

Wsparcie Biura Zarządu

• Organizacja podróży służbowych oraz rozliczanie kart płatniczych Zarządu i managerów.
• Przygotowywanie materiałów, raportów i prezentacji dla Zarządu.
• Zarządzanie codzienną pracą Biura Zarządu oraz koordynacja kalendarza spotkań.

Wsparcie procesów i procedur BHP

• Koordynacja i nadzór nad przestrzeganiem zasad BHP i office safety.
• Utrzymywanie bieżącego kontaktu z firmą zewnętrzną świadczącą usługi BHP.
• Ustalanie harmonogramów szkoleń BHP i nadzór nad ich realizacją.
• Przekazywanie niezbędnych informacji i dokumentacji.
• Weryfikacja kompletności i aktualności dokumentów (oceny ryzyka zawodowego, protokoły powypadkowe, rejestry szkoleń itp.).

Wymagania stawiane pracownikowi:

• Minimum 3–5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku (Koordynator/Administrator Biura).
• Doświadczenie w pracy w strukturze rozproszonej (centrala oraz oddziały).
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (min. poziom B2).
• Umiejętność pracy z dokumentacją, również w języku angielskim.
• Doskonała organizacja pracy, samodzielność, dyskrecja i wysoka kultura osobista.
• Znajomość pakietu MS Office (w szczególności Excel, Word, Outlook) oraz narzędzi online (Teams, SharePoint).

• Doświadczenie w branży medycznej lub usługowej.
• Znajomość zasad BHP i office safety.
• Znajomość procesów obiegu dokumentów i umów.
• Umiejętność optymalizacji procesów administracyjnych.

Firma oferuje:

• Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę
• Benefity m.in. prywatna opieka medyczna dla Ciebie i Twoich bliskich, współfinansowana karta sportowa, inne usługi i produkty na platformie Medicover Benefits.

Kontakt do pracodawcy:

Kliknij tutaj, aby skontaktować się z pracodawcą lub wysłać swoje CV »