Efektywne zarządzanie czasem pracy

Przeczytaj także: Jak zwiększyć swoją efektywność w pracy?

Pamiętaj:

1. Rozpocznij świadome zarządzanie czasem od zidentyfikowania i wyeliminowania głównych pożeraczy czasu
2. Zastanów się, jakie straty i korzyści wiążą się z każdą z bezcelowych czynności, które wykonujesz
3. Zacznij działać i wprowadź zmiany mające na celu ograniczenie złodziei czasu
4. Bądź konsekwentny

Naucz się planować

Punktem wyjścia efektywnego zarządzania czasem jest założenie celu. Następnie? Określenie planu jego realizacji. Regułą podstawową jest tzw. 60/40 – zgodnie z nią należy zaplanować tylko określoną część czasu pracy – wspomniane 60%. Możesz je przeznaczyć na realizację zadań np. przygotowanie kwartalnego raportu lub oferty dla klienta. Pozostały czas należy zarezerwować na sytuacje nieoczekiwane i spontaniczne.
Oczywiście, w zależności od specyfiki pracy, jaką wykonujesz, proporcje 60 do 40 mogą ulec zmianie np. na 80 do 20 lub 50 do 50.

Istotną regułą jest także zasada Pareto, która zakłada, że źródłem większości osiąganych rezultatów jest bardzo mała część wysiłków. Zatem jedynie w ciągu 20% czasu przeznaczonego na działanie osiąga się 80% wyników, a pozostałe 80% czasu przynosi tylko 20% wyników.

Przykład?

• 20% ubrań zakładamy w ponad 80% przypadków
• 80% zysków pochodzi od 20% klientów
• 80% wypadków jest powodowanych przez 20% kierowców

Trzecia ważna zasada planowania to reguła Parkinsona, wychodząca z założenia, że każdy z nas ma tendencję do przedłużania działania. Po co? Abyśmy mogli we własnych oczach uchodzić za mistrzów zarządzania czasem. Przykładowo, jeżeli zaplanujesz, że zakupy będą trwały 2 godziny, to nawet, jeżeli w krótszym czasie kupisz wszystkie potrzebne produkty, będziesz przedłużać zakupy aż do momentu, kiedy miną 2 godziny.
Metody zarządzania czasem

Nie sposób w krótkich słowach dokładnie opisać wszystkich metod zarządzania czasem – w końcu tej tematyce poświęcone są całe szkolenia czy kursy online. Warto jednak, choć pokrótce, opisać kilka z nich.

Na pewno jednym z najskuteczniejszym sposobów zarządzania czasem jest metoda ABC opierająca się na regule Pareto. Jej głównym założeniem jest podział zadań według ważności w trzech krokach – po pierwsze należy stworzyć pisemną listę wszystkich zadań, które należy wykonać w określonym czasie. Po drugie – uporządkować listę wg zadań priorytetowych (podzielić na zadania typu A, B, C). Na przykład zadania A to bardzo ważne czynności, których nie możesz delegować innym osobom. Stanowią one około 15% wszystkich działań, jednak wpływają aż na 65% wydajności. Ostatnim krokiem jest zaplanowanie dnia pracy.

Kolejną metodą skutecznego zarządzania czasem jest matryca sformułowana przez amerykańskiego generała Eisenhowera. Zgodnie z nią priorytety wyznaczane są według dwóch kryteriów. Pierwsze to ważność, a drugie to pilność. W tej metodzie istotne jest także określenie innych zadań, m.in. ważnych i niepilnych czy pilnych, ale nieważnych – dzięki temu nasza wydajność skupia się na dokładnie zaplanowanych działaniach, których wykonanie jest newralgiczne dla naszej pracy.