Opis stanowiska podany przez pracodawcę:

Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

referent do spraw obsługi sekretariatu Wydziału Kontroli w Wydziale Kontroli

40-032 Katowice ul. Jagiellońska 25

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Prowadzi obsługę kancelaryjno-biurową Wydziału Kontroli celem ewidencjonowania korespondencji „wpływającej” i „wypływającej” z komórki organizacyjnej oraz zapewnienia w niej prawidłowy obiegu dokumentów.
• Prowadzi sekretariat dyrektora Wydziału Kontroli i jego zastępcy w celu wsparcia w bieżącej pracy Kierownictwa Wydziału oraz jego pracowników (w tym przygotowuje narady i spotkania służbowe Dyrektora Wydziału i Zastępcy Dyrektora Wydziału, przygotowuje informacje, analiz oraz zestawienia z zakresu działania Wydziału).
• Prowadzi Książkę delegacji służbowych w celu dostarczenia bieżącej i aktualnej informacji o pracownikach Wydziału Kontroli przebywających na delegacjach.
• Określa potrzeby materiałowe, a następnie zamawia materiały biurowe w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania gospodarki materiałowo-sprzętowej Wydziału Kontroli. Prowadzi ewidencję składników majątkowych w celu weryfikacji oraz ustalenia rzeczywistego stanu aktywów Wydziału Kontroli.
• Prowadzi ewidencję wyjść służbowych pracowników Wydziału Kontroli przeprowadzających kontrolę w Katowicach, celem umożliwienia komórce kadrowej rozliczenia czasu pracy tych pracowników. Przygotowuje wnioski dotyczące spraw osobowo-kadrowych.
• Prowadzi Książkę kontroli Urzędu celem poinformowania Kierownictwa Urzędu o rozpoczęciu kontroli zewnętrznej w Urzędzie oraz uzyskania informacji o osobach przeprowadzających kontrolę na podstawie okazanych upoważnień do kontroli, zakresie i czasie trwania kontroli.
• Udziela informacji klientom (obsługa bezpośrednia i telefoniczna) załatwiającym sprawy w Wydziale Kontroli celem dostarczenia im pożądanych danych lub skierowania do pracownika odpowiedzialnego za realizację danego zadania.

Warunki pracy

Budynek Urzędu wyposażony jest w windy osobowe oraz pomieszczenia sanitarne dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. Wejście do Urzędu wyposażone w podjazd (od strony ul. Reymonta). Stanowisko pracy zlokalizowane w pomieszczeniach biurowych na I piętrze. Podstawowe wyposażenie stanowiska to zestaw komputerowy. Obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie. Obsługa urządzeń wielofunkcyjnych (np. drukarka, skaner). Konieczność prowadzenia rozmów telefonicznych.

Kontakty zewnętrzne:  z klientami Urzędu w celu udzielenia informacji i skierowania do pracownika odpowiedzialnego za realizację zadania, z przedstawicielami jednostek samorządu terytorialnego (kierownicy, dyrektorzy, wojewodowie, marszałkowie, burmistrzowie, prezydenci miast, starostowie) w celu połączenia telefonicznego z Kierownictwem Wydziału, z instytucjami realizującymi zadania związane z kontrolą i audytem (Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, organy ścigania: CBA, ABW, Policja, Prokuratura, urzędy wojewódzkie i jednostki wojewódzkiej administracji zespolonej, Najwyższa Izba Kontroli) celem zapewnienia wymiany informacji o planowanych i prowadzonych kontrolach oraz przekazania do tych instytucji wymaganej dokumentacji bądź informacji.

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami

• w przypadku składania dokumentów pocztą elektroniczną wymagane w ogłoszeniu oświadczenia podpisz własnoręcznie i prześlij w formie skanów


• wzory oświadczeń wymaganych przy składaniu dokumentów znajdują się na stronie internetowej Urzędu: https://suw.bip.gov.pl/wzory-oswiadczen-oraz-zgoda-na-przetwarzanie-danych-osobowych/wzory-oswiadczen-oraz-zgoda-na-przetwarzanie-danych-osobowych.html


• do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego, a dodatkowo do dokumentów potwierdzających wykształcenie dołącz potwierdzenie ich równoważności z odpowiednim polskim dyplomem/świadectwem


• nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których wymagamy lub zalecamy


• zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu - rzetelnie oceń, czy odpowiada Ci taka praca


• informacje o szczególnych potrzebach można zgłaszać: mailowo na adres rekrutacja@katowice.uw.gov.pl, przez ePUAP, telefonicznie pod numerem telefonu 322****** lub 32 20-77-245


• w sprawach dotyczących dostępności istnieje możliwość kontaktu z Koordynatorem ds. dostępności pod numerem tel.: 32 20 77 923 lub za pośrednictwem poczty elektronicznej: lindelj@katowice.uw.gov.pl


• oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (liczy się data stempla pocztowego/ data osobistego dostarczenia oferty do Urzędu)


• wprzypadku wysłania dokumentów drogą elektroniczną decyduje data wpływu do urzędu


• załączniki znajdujące się w udostępnionej w Internecie przestrzeni dyskowej (w popularnych chmurach) nie będą pobierane


• informację o zakwalifikowaniu Cię do kolejnego etapu naboru oraz o metodach i technikach stosowanych na danym etapie przekażą Ci pracownicy Biura Organizacyjno-Budżetowego z wykorzystaniem danych kontaktowych, które zostały przez Ciebie wskazane


• zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, w Śląskim Urzędzie Wojewódzkim w Katowicach obowiązuje procedura zgłoszeń wewnętrznych. Informacje na jej temat można znaleźć pod adresem: www.katowice.uw.gov.pl/usluga/skargi-wnioski-petycje/zgloszenia-sygnalistow


• oferty kandydatów/kandydatek będą przechowywane nie dłużej niż przez okres 3 miesięcy od daty zatrudnienia wybranego kandydata/wybranej kandydatki w naborze. W okresie tym, jeśli brałeś udział w procedurze naboru masz prawo ich odbioru. Po upływie ww. okresu złożone dokumenty aplikacyjne będą niszczone


• osoba wybrana przez Dyrektora Generalnego Urzędu do zatrudnienia będzie zobowiązana (przed nawiązaniem stosunku pracy) do złożenia oświadczenia lustracyjnego lub informacji o uprzednim złożeniu oświadczenia lustracyjnego (zgodnie z art. 7 ustawy z dnia 18  października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944 – 1990 oraz treści tych dokumentów). Obowiązek ten dotyczy osób urodzonych przed dniem 1 sierpnia 1972 r.


• opiekunem naboru jest Justyna Firlit – kontakt: 32 20-77-244/ firlitj@katowice.uw.gov.pl

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe/staż pracy

co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego
w administracji publicznej lub/i w pracy biurowej

pozostałe wymagania niezbędne:

• znajomość rozporządzenia PRM w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• znajomość Statutu i Regulaminu Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach
• umiejętność obsługi komputera (MS Office) na poziomie podstawowym
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• znajomość ustawy o służbie cywilnej (Rozdział 1, Przepisy ogólne)
• znajomość ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie
• orientacja na klienta, radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• oświadczenie o posiadaniu doświadczenia zawodowego zgodnego z wymaganiami zawartymi w ogłoszeniu o pracę
• oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru na stanowisko referenta ds. obsługi sekretariatu Wydziału Kontroli w zakresie wykraczającym poza katalog danych określonych w Kodeksie pracy oraz wynikających z ustawy o służbie cywilnej

Dokumenty należy złożyć do: 2025-12-31
Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Śląski Urząd Wojewódzki ul. Jagiellońska 25, 40 - 032 Katowice (osobiście ofertę można złożyć w Kancelarii Urzędu, p. 121 na parterze budynku)
z dopiskiem na kopercie ,,Oferta pracy – referent ds. obsługi sekretariatu Wydziału Kontroli”. Dokumenty aplikacyjne można również wysłać przez ePUAP: /SUW2/urząd lub przez e-Doręczenia: AE:PL-14603-15693-ECFGD-26

Kontakt do pracodawcy:

Kliknij tutaj, aby skontaktować się z pracodawcą lub wysłać swoje CV »