Prezentacja: jak się przygotować?

Przeczytaj także: Sztuka prezentacji, czyli jak dotrzeć do odbiorcy?

Znaczenie umiejętności prezentowania

W XXI wieku, na całym świecie zostały ustalone wysokie standardy zwyczajów biznesowych. Kiedy prezentujesz siebie w kontekście organizacji, niezależnie, czy odbywa się to przez telefon, bezpośrednio, czy przez łącze internetowe – przesyłasz wibracje, które automatycznie świadczą o twoim środowisku pracy. Są jak sygnały alarmujące o kulturze twojej firmy, etosie pracy i o tym, jak się prezentujesz poza pracą. Poza tym, wiele decyzji biznesowych może bazować na pewności siebie wysłanników produktu, świadomie czy podświadomie prezentowanego. To nie dotyczy jedynie ludzi zajmujących się sprzedażą, ale wszystkich, a także każdej jednostki w organizacji.

Według Romy Bhowmich, reprezentującej zespół szkoleniowy HAYS Services: „Dla każdej jednostki wewnątrz firmy, która ma zadania wymagające bezpośredniego kontaktu z klientem lub musi dostarczać zespołowi informacji zwrotnych, dla każdego, kto ma do czynienia z zarządzaniem lub chce dokonać postępu w zarządzaniu, umiejętności dobrej prezentacji są bezcenne.”

Umiejętność przedstawiania myśli w sposób logiczny i ustrukturyzowany to zdolność, która może odnosić się do codziennego dnia pracy. Jest pożyteczna podczas spotkań, rozmów telefonicznych i gdy przekonujesz swojego kierownika do zakupu poszczególnego produktu czy usługi. „Co więcej - mówi Roma Bhowmich - „zobaczysz jak twoja pewność siebie stopniowo wzrasta, zaoszczędzisz czas dzięki ustrukturyzowanemu stylowi twoich projektów i zobaczysz szybsze wyniki.”

Według Romy: „Sztuka publicznych przemówień nie jest zasadniczo zdolnością naturalną, co znacznie ułatwiałoby sprawę. Każdy może tą sztukę doskonalić poprzez dobry trening.

Niezależnie od tego, czy jesteś nieśmiały, pewny siebie czy nawet arogancki, musisz zmagać się z różnymi przeszkodami na drodze do sukcesu. Niezależnie od typu osobowości, w zderzeniu z tłumem ludzi i presją działania, w przykrej rzeczywistości faktem jest, że liczy się tylko jeden głos – twój głos! Ten fakt, w połączeniu z mnóstwem wpatrzonych w Ciebie, żądnych oczu, może wywołać panikę. Niektórzy ludzie, podczas wystąpienia mają tendencję do koncentrowania się na jednej, poszczególnej osobie. Pomimo, iż może się to okazać efektywne w przypadku dużej publiczności, może być również zwodnicze w przypadku mniejszych grup. Kluczem do efektywnej prezentacji są ćwiczenia. Przywyknij do swojego głosu. Poćwicz wśród swoich znajomych i przyjaciół i zbierz tak wiele opinii zwrotnych jak to jest możliwe.

Przygotowania do prezentacji

Planowanie, przygotowanie i wygłoszenie prezentacji można przyrównać do góry lodowej. Wierzchołkiem góry lodowej jest wszystko to, co ujrzy publiczność, a więc samo przedstawienie prezentacji. Pod tą powierzchnia znajduje się zawartość góry: w tym przypadku planowanie i przygotowanie, które są najważniejszą częścią prezentacji. Jeśli nie ma ona struktury, czyli źródłowych informacji i odpowiedniej zawartości, nie zostanie odebrana przez słuchaczy jako wiarygodna. Tym samym, każdy, kto zjawił się w celu pogłębienia wiedzy lub uzyskania informacji, czuje się przytłumiony negatywnymi aspektami prezentacji.