Kiedy waloryzacja i podwyżka wynagrodzenia?

Przeczytaj także: Jakie były zarobki w dawnej Polsce?

Waloryzacja

Dostosowanie płacy do kosztów życia, stawek rynkowych, wymagań związków zawodowych, wyników pracownika, nazywamy ogólnie waloryzacją płac (M. Armstrong, A. Cummins, 2011). Niekiedy pod terminem waloryzacja nie rozumiemy podwyżki, a jedynie dostosowanie poziomu wypłat do spadku siły nabywczej pieniądza (inflacji). W tym tekście posłużymy się szerszą definicją. Omówimy czynniki skłaniające do przeprowadzenia waloryzacji, oraz to jak sprawdzić czy nasz system wynagrodzeń prawidłowo reaguje na zmianę tych czynników.

Dlaczego przyznajemy podwyżki?

Pracodawcy za główny czynnik wpływający na decyzję o przyznaniu podwyżek podają wynik finansowy firmy. Przyczynę tę podało blisko 70% ankietowanych pracodawców.

Finanse. Zwykło się nadmiernie szastać pieniędzmi w okresie prosperity i zaciskać pasa w czasach kryzysu. Stosując odwrotną praktykę, możemy zgromadzić oszczędności i wykorzystać je do zdobycia przewagi, gdy inni będą się wycofywać. Liberalne zapisy dotyczące widełek płac na danym stanowisku mogą umożliwić skuszenie wyjątkowych talentów. Jednocześnie, zwłaszcza na początku, gdy nowo przyjęty nie osiąga pełnej wydajności, nierówność płacy może wywołać zawiść współpracowników (C. Dobyns, 2016).

Rynek pracy. Pracownicy odchodzą, a z niewyjaśnionych przyczyn nasza firma nie przyciąga już tej klasy specjalistów co kiedyś? Najbardziej oczywistym powodem są za niskie pensje. Na rynku pracy grasują łowcy głów, gotowi wyłowić naszych najzdolniejszych pracowników i skusić obietnicą podwyżki. Z tego względu zaleca się ostrożność w pozornie niewinnych kontaktach ze środowiskiem zewnętrznym firmy (S. Taylor, 2006).

Inflacja. Z niewyjaśnionych przyczyn pracownicy pojawiają się w coraz bardziej wytartych ubraniach? Powodem może być wysoka inflacja, czyli wzrost cen. Pensje w naszej firmie także powinny rosnąć, w przeciwnym razie nasi pracownicy zubożeją. Dopasowanie płacy do inflacji nazywamy indeksacją. W 2015 roku mieliśmy w Polsce do czynienia z deflacją. Ludzie za tą samą kwotę mogli kupić więcej. Czy w takim razie możemy obniżyć pensje? Praktyka pokazuje, że ludzie rzadkoakceptują sytuację, gdy coś im się bezpośrednio odbiera. Dlatego trudno zredukować pensje bez protestów i poważnych argumentów (np. fatalnej sytuacji w firmie).

Związki zawodowe. Jeśli w naszej firmie funkcjonują związki zawodowe, mogą wywierać presję na pracodawcę, by ten zwiększył wynagrodzenia. Związki zawodowe mają prawo do zapoznania się z kondycją finansową firmy. Pracodawca może odmówić przyznania podwyżek powołując się na sytuację finansową lub inwestycje. W sprawach indywidualnych udział związków zawodowych w negocjowaniu waloryzacji jest konieczny w przypadku gdy wnosi o to zatrudniony. Z art. 20 Konstytucji RP, w którym zawarta jest zasada dialogu i współpracy partnerów społecznych, wynika obowiązek podjęcia rozmów o wynagrodzeniach. Od uchylenia w 2010 roku ustawy o negocjacyjnym systemie kształtowania przyrostu przeciętnych wynagrodzeń, brakuje ogólnokrajowego wskaźnika wzrostu wynagrodzeń. Wysokość przyrostu wynagrodzeń w przedsiębiorstwie ma ustalać zakładowa organizacja związkowa i pracodawca. Zasadę tę zawarto w art. 21 ustawy o związkach zawodowych i art. 17 ustawy o organizacjach pracodawców. Skoro już rozpatrujemy prawne aspekty przypomnijmy, że za tą samą lub podobną pracę należy się podobne wynagrodzenie. A pracownik, który uważa, że został nierówno potraktowany, może dochodzić swoich praw przed sądem. Wysokość i warunki przyznawania wynagrodzenia pracodawca określa w regulaminie wynagradzania, regulaminie pracy i układzie zbiorowym pracy albo w umowie o pracę (jeżeli zatrudnia mniej niż 20 osób i nie posiada regulaminu wynagradzania).

Jak przyznajemy podwyżki?

Badania ankietowe rynku pracy przeprowadzane przez NBP pokazują, że decyzja o zmianie wynagrodzenia często jest wynikiem impulsu. Średnio około 2/3 pracodawców podejmuje decyzję o podwyżce na bieżąco, nie planując jej przy ustalaniu rocznego budżetu. Rzadko stosowane są reguły ustalania wynagrodzeń, często zwiększa się je uznaniowo, przez co nie obserwujemy wyraźnego związku między płacą a efektami.

Ocena polityki wynagradzania

O tym, czy już czas na podwyżki informuje nas przegląd polityki wynagradzania. Polityka wynagradzania określa zasady podejmowania decyzji i działań z zakresu zarządzania wynagrodzeniami (M. Armstrong, 2009). Warto zatrudnić specjalistę ds. wynagrodzeń i benefitów i przeprowadzić badania opinii pracowników. Da nam to informacje na temat satysfakcji i zaangażowania pracowników, oraz pozwoli ocenić system wynagrodzeń. Polityka płacowa powinna być monitorowana pod kątem korzyści przynoszonych firmie. Zwykle zmiany w polityce płac wprowadza się ustalając budżet. Warto sporządzić prognozę kosztów wynagrodzeń, uwzględniając liczbę zatrudnionych i przewidywaną sytuację na rynku pracy. Poza nastawieniem na zysk i efektywność, przy przeglądzie polityki płac zwróćmy uwagę na sprawiedliwość płac (zwłaszcza w zakresie płci) (M. Armstrong, 2009). Nierówne traktowanie źle odbije się na naszym wizerunku.

Polityka wynagradzania wchodzi w skład systemu wynagrodzeń. Stanisława Borkowska wyodrębnia fazy funkcjonowania nowo wprowadzonego systemu wynagrodzeń:

• faza wysokiej efektywności: kiedy efekty wdrożenia nowego systemu wynagrodzeń są wyższe od kosztów jego wprowadzenia,
• faza stagnacji: kiedy efekty są równe kosztom operacyjnym,
• faza degeneracji: kiedy koszty wprowadzenia zmian są większe niż zyski z ich wprowadzenia.

Wytłumaczmy to na przykładzie. Wprowadzając nowy system wynagrodzeń ponosimy koszty związane z włożeniem w to pracy, czasu i funduszy. Liczymy, że w dłuższym okresie nowy system pozwoli zaoszczędzić pieniądze, zwiększy motywację i zyski. W przeciwnym razie zmarnowaliśmy energię i pieniądze na znalezienie zajęcia dla działu kadr. Pozytywne efekty jakie daje nowy system z czasem zaczynają słabnąć, powodując przejście systemu do fazy stagnacji. Wreszcie system przechodzi w fazę degeneracji (S. Borkowska, 2012). Powodem takich zmian są zjawiska psychologiczne, takie jak efekt nowości, proces uczenia się i przyzwyczajania. Pracownicy z czasem słabiej reagują na dodatkowe bodźce motywacyjne i uczą się wykorzystywać system wynagrodzeń tak by osiągnąć maksymalne korzyści.

Po wprowadzeniu nowego systemu wynagrodzeń, należy go monitorować zgodnie z poniższym schematem:

Szczegółowych informacji o tym czy nadszedł czas na zmiany w systemie wynagrodzeń dostarczy nam audyt. Przeprowadza się go w następujących etapach:

1. Ocena potrzeb organizacji.
2. Porównanie kosztów wynagrodzeń z wartością dodaną (zyskiem).
3. Analiza rozkładu wynagrodzeń według efektów pracowników i działów.
4. Ustalenie wielkości wynagrodzenia zmiennego.
5. Analiza absencji i płynności kadr.
6. Ocena niezbędności i rozkładu godzin nadliczbowych.
7. Ocena niezbędności pracy zmianowej.
8. Pomiar i ocena rozpiętości wynagrodzeń.
9. Porównanie proporcji składników wynagrodzeń z punktami odniesienia (benchmarking).
10. Wykorzystanie ulg i korzyści z przepisów prawnych (R. Thorpe i inni, 2000).

Po przejściu tych etapów specjalista ds.wynagrodzeń przygotuje nam raport, w którym możemy oczekiwać pojawienia się:

• analizy i oceny głównych charakterystyk liczbowych zgodnie z potrzebnymi nam kryteriami,
• porównania naszej dynamiki wynagrodzeń z innymi firmami,
• ocenę zbiorowych stosunków pracy i współpracy między kierownictwem a pracownikami,
• ocena przydatności szkoleń,
• ocenę sprawozdawczości i księgowości pod kątem monitorowania systemu wynagrodzeń,
• ocenę wpływu zmian technologicznych i organizacyjnych na trafność rozwiązań w zakresie wynagradzania (S. Borkowska, 2012).

Zdarzają się przypadki, gdy płace w firmach nie są przyznawane sprawiedliwie. Czasem osoba, na której barkach spoczywa znaczna odpowiedzialność i znakomicie wywiązuje się ze swoich zobowiązań, zarabia mniej od osoby, która raczej stanowi dla firmy obciążenie. By uchronić się przed tym, należy skorzystać z wartościowania pracy. Wartościowanie może pokazać, że niektóre stanowiska opłacamy nieprawidłowo w stosunku do ich znaczenia dla funkcjonowania firmy i obciążenia pracą.

Generalizując główne czynniki, które należy brać pod uwagę gdy przyznajemy pracownikowi wynagrodzenie to:

• ilość obowiązków i odpowiedzialność zadań w pracy,
• staż pracy,
• szczególne osiągnięcia,
• efektywność pracy,
• kwalifikacje, ze szczególnym uwzględnieniem unikalnych umiejętności,
• wynagrodzenie innych pracowników w firmie,
• strategia firmy,
• sytuacja na rynku pracy.

Podsumowując należy pamiętać, że system wynagrodzeń jak każde biznesowe narzędzie ulega dezaktualizacji wraz z upływem czasu. Raz ustalone płace po pewnym czasie przestają spełniać swoje funkcje, a mechanizmy przyznawania podwyżek jakie wypracowaliśmy w firmie mogą okazać się niewłaściwe. Warto na bieżąco monitorować problemy związane z wynagrodzeniami. W przeciwnym razie o tym, że coś jest nie tak, dowiemy się dopiero po spadku produktywności i odejściu najcenniejszych pracowników.

Bartłomiej Kwapisz
Sedlak & Sedlak

Bibliografia:

1. M. Armstrong (2011), A Cummins, Zarządzanie wynagrodzeniami, Warszawa
2. M. Armstrong (2009), Zarządzanie wynagrodzeniami, Wolters Kluwer Polska, Kraków
3. S. Borkowska (2012), Skuteczne strategie wynagrodzeń – tworzenie i zastosowanie, Wolters Kluwer Polska, Warszawa
4. C. Dobyns (2016), New Hire Salary Settings, https://www.worldatwork.org/adimLink?id=75963 [dostęp: 07.07.2016]
5. M. Juchnowicz (2005), Wynagrodzenia w małych i średnich firmach, IPiSS, Warszawa
6. S. Taylor (2006), Jak zatrzymać pracowników w firmie, Oficyna Ekonomiczna, Kraków
7. R. Thorpe i inni (2000), Strategic Rewards Systems, Nowy Jork