Opis stanowiska podany przez pracodawcę:

Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

inspektor/inspektorka w Wydziale Kancelaryjnym w Biurze Zarządzania Wiedzą i Historii Dyplomacji

00-580 Warszawa Al. J. Ch. Szucha 23

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Przyjmuje, odbiera i rejestruje w systemie EOD adresowane do MSZ przesyłki wpływające w formie tradycyjnej i elektronicznej. W sytuacjach nadzwyczajnych, w szczególności w przypadku awarii systemu elektronicznego zarzadzania dokumentacją, wysyła korespondencję droga elektroniczną za pośrednictwem platformy ePUAP lub e-Doręczeń, zapewniając ciągłość działania urzędu
• Rozdziela i przekazuje w systemie EOD i w formie tradycyjnej zarejestrowane przesyłki adresatom i komórkom organizacyjnym wg ich właściwości regulaminowej.
• Przyjmuje w systemie EOD przesyłki przygotowane do wysyłki do adresatów zewnętrznych w formie tradycyjnej. Uzupełnia w systemie EOD metadane dot. przesyłek wychodzących, generuje książki nadawcze i przekazuje przesyłki do komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za spedycję. Wysyła korespondencję w formie elektronicznej. Aktualizuje książkę teleadresową podmiotów zewnętrznych w systemie EOD.
• Rejestruje, przyjmuje na stan składu chronologicznego, wypożycza, wyrejestrowuje i przekazuje do archiwizacji zasoby zgromadzone w składzie chronologicznym.
• Przyjmuje i przekazuje, za potwierdzeniem odbioru, do sekretariatów komórek organizacyjnych lub kancelarii tajnej przesyłki niejawne o klauzuli „zastrzeżone”
• Udziela informacji nt. przesyłek, a w razie potrzeby, kieruje je do odpowiednich komórek lub stanowisk pracy.
• Obsługuje punkt podawczy. Odbiera korespondencję od operatora pocztowego i przekazuje do kontroli pirotechnicznej

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

1.      wysiłek fizyczny

2.      nietypowe godziny pracy (w tym dyżury)

3.      permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa)

4.      inne: praca siedząca, monotonna, powtarzalna i wykonywana w trybie ciągłym (8 godzinna praca  przed monitorem)

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami

Informacje dotyczące kopii dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań

Szczegółowe informacje dotyczące kopii dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań niezbędnych oraz dodatkowych znajdują się na stronie Biuletynu Informacji Publicznej MSZ w zakładce Praca i kariera – Praca w MSZ – Zasady i użyteczne informacje:

https://www.gov.pl/web/dyplomacja/nabory-uzyteczne-informacje-i-pliki-do-pobrania

Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty. NIEKOMPLETNE APLIKACJE NIE BĘDĄ ROZPATRYWANE.

Dokumenty w języku polskim opatrzone podpisem

Nabór przeprowadzany jest w języku polskim (z wyjątkiem etapu sprawdzającego umiejętności językowe). Wszelkie dokumenty załączane do oferty wystawione w języku obcym winny być przetłumaczone na język polski lub angielski. Dokumenty winny być odwzorowane cyfrowo w przypadku skorzystania z kwestionariusza aplikacyjnego on-line. Dokumenty złożone w aplikacji nie będą zwracane. Po zakończeniu naboru oferty osób nie wskazanych do zatrudnienia będą zniszczone.

Wymogi dotyczące uznania dyplomu studiów wyższych na uczelni zagranicznej

W przypadku ukończenia studiów wyższych na uczelni zagranicznej, prosimy o przesłanie kopii potwierdzenia uznania dyplomu przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej lub nostryfikacji dyplomu oraz tłumaczenie przysięgłe. Informacje dotyczące uznawalności zamieszczone są na stronie NAWA: https://nawa.gov.pl/uznawalnosc/wydawanie-informacjio-zagranicznych-dyplomach

Dostępność

Osoby ze szczególnymi potrzebami mogą je zgłosić na etapie składania dokumentów (m.in. dostępność pomieszczenia dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich).

Dostosowujemy w miarę możliwości materiały używane podczas naboru do potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami (np. większa czcionka w materiałach drukowanych), a także zwiększamy czas poszczególnych metod i technik naboru, jeśli to konieczne.

Informacja o pracodawcy:

Ministerstwo Spraw Zagranicznych jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe/staż pracy

co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego
w obszarze obsługi kancelarii, sekretariatu lub archiwum lub powyżej 2 lat w jednostkach sektora finansów publicznych

pozostałe wymagania niezbędne:

• Poświadczenie bezpieczeństwa do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie A2.
• Znajomość ustawy o służbie zagranicznej, ustawy o służbie cywilnej, zakresu działań komórek organizacyjnych MSZ, praktycznej obsługi komputera i urządzeń biurowych, przepisów dot. obiegu dokumentów (Instrukcja Kancelaryjna i Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt), ochrony danych osobowych (RODO), przepisów dot. postępowania z dokumentami niejawnymi, praktycznej obsługi platformy ePUAP i e-Doreczeń.
• Umiejętność: współpracy, komunikacji, organizacji pracy własnej i orientacji na osiąganie celów, orientacja na klienta, odporność na stres.
• Dyspozycyjność.
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie z zakresu technik biurowych lub procedury obiegu dokumentów niejawnych.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2.
• Znajomość: systemów elektronicznego obiegu dokumentów, systemów kancelaryjnych.

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Kopia poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 632, 1222).
• Kwestionariusz on-line pod adresem https://system.erecruiter.pl/FormTemplates/RecruitmentForm.aspx?WebID=72f095fc70604310886f635db2d33c68 (preferowany) lub kwestionariusz aplikacyjny znajdujący się na stronie MSZ (gov.pl/dyplomacja) w zakładce Praca i Kariera – Nabór do MSZ – Nabory: użyteczne informacje i pliki do pobrania: https://www.gov.pl/web/dyplomacja/nabory-uzyteczne-informacje-i-pliki-do-pobrania.
• Oświadczenie o niewspółpracowaniu z organami bezpieczeństwa państwa w latach 19441990 (nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później).
• Oświadczenie o przebiegu kształcenia w zagranicznych podmiotach systemu szkolnictwa wyższego i nauki.
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

Dokumenty należy złożyć do: 2026-04-02
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Ministerstwo Spraw Zagranicznych
Biuro Kapitału Ludzkiego
Al. J. Ch. Szucha 23
00-580 Warszawa z dopiskiem na kopercie oraz w aplikacji: BZW 15/2026

Kontakt do pracodawcy:

Kliknij tutaj, aby skontaktować się z pracodawcą lub wysłać swoje CV »