beti wrote:
> Od niedwana rozpoczelam prace sekretarki i mam teraz przedstawic plan
> organizacyjny sekretariatu poszukuje osób które przcuja lub
> pracowaly na takim stanowiasku i mogly by podzielic siewiedza.Chodzi
> mi tylko o kwestie organizacyjne jak to wszystko sobie poukladc ,
> dokumenty przychodzace wychodzace latwosc w ich odnajdywaniu. Bede
> wdzieczna za kazda wiadomosc !!
>

Wygladasz na osobe, ktora nie miala przedtem nic do czynienia z
sekretariatem i ktora nie przejmuje go po kims, kto by mogl wyjasnic.
Jesli sie myle, to przepraszam za pisanie strasznie podstawowych
oczywistosci, ale przedstawilas sie jako ktos, kto tych oczywistosci
potrzebuje.

1. Musi byc ksiega korespondencyjna. Zapisujesz w niej wszystko, to
przyszlo i wszystko, co wyszlo. Data, od kogo, do kogo, wewnetrzny
numer, ew. notka w jakiej sprawie, ew. notka, do ktorego poszlo
segregatora. Pisma wysylane kopiujesz przed wyslaniem i zachowujesz ich
kopie. Jesli oryginal czegos, co przyszlo, zabiera np. inny pracownik,
jego kopia tez musi zostac w biurze.
W segregatorze ukladasz po kolei wedlug numerow. Jesli ktos jest wazny
(np. skarbowka) lub ma sie z nim wiele korespondencji (np. najwazniejszy
kontrahent) to warto mu zalozyc osobny segregator.
Jest to mnostwo papieru (mozna to prowadzic tez w wersji elektronicznej,
ale to mi nie wyglada na ten rodzaj sekretariatu), w kazdym razie
przechowywanie w oryginale lub kopii wszystkiego, co kiedykolwiek
przeszlo przez sekretariat (z wyjatkiem smieciowych reklamowek) to
podstawa organizacji.

2. Podziel sobie dokumenty, jakie sie pojawiaja, na kategorie i opracuj
dla kazdego sciezke, czyli co sie z nim dalej robi. Zazwyczaj bedzie to
przekazanie tego (lub zawartej w tym informacji) dalej, czasem po
jakiejs obrobce. Zamowienia, reklamacje, zaproszenia na targi, oferty
wspolpracy etc. - ilosc i rodzaj kategorii zaleza od branzy i wielkosci
firmy, a o tym nic nie mowisz. Jak nie wiesz, co robic z danym
dokumentem, pytasz szefa i na podstawie jego odpowiedzi tworzysz regule
dla danego rodzaju dokumentu.

3. W latwo dostepnym miejscu musisz miec przegrodke na rzeczy biezace,
czyli te, ktore wymagaja zajecia sie nimi przed przekazaniem ich dalej -
te, ktorych "sciezka" nie zostala wykonana. Moze byc to kilka
przegrodek, wedle hierarchii pilnosci czy rodzaju. Jesli sie nie
zajmujesz niczym, co nie moze czekac, to sie zajmujesz tymi rzeczami.
Spokoj duszy osiagasz tylko wtedy, jak to miejsce jest puste. :)

4. Uzywaj kalendarza i wpisuj tam nie tylko spotkania szefa, ale tez
rzeczy do zrobienia na "za miesiac". Jesli masz cos zrobic na jakis
dzien, np. prezentacje na jakas impreze, to zapisz to sobie na dzien, w
ktorym musisz to zaczac robic, zeby spokojnie zdazyc.

5. Trzymaj pod reka "to-do-list", czyli liste rzeczy do zrobienia.
Zapisuj tam nawet malenkie czy nalezace do kategorii "na pewno
zapamietam" polecenia czy prosby od osob, ktorym swiadczysz uslugi.
Odhaczaj. Nie polegaj nigdy na swojej pamieci, jak nastapi chaos albo
nawal spraw, taka zarozumialosc sie msci. Trzymanie tego na pismie
pozwala tez dokladnie odtworzyc, co kiedy robilas, co bywa przydatne.

Uff.
Bardziej szczegolowych rad mozna udzielac wiedzac cos o tym konkretnym
sekretariacie.

--
http://nz.pasnik.pl
mieszkam w Nowej Zelandii :)