Opis stanowiska podany przez pracodawcę:

Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Gdańsku

Wojewódzki Lekarz Weterynarii poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

referent/referentka do spraw obsługi biurowej w Zespole ds. administracyjnych

80-874 Gdańsk ul. Na Stoku 50

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• zapewnia przepływ informacji wewnątrz inspektoratu weterynarii, w tym przygotowuje szablony dokumentów, komunikatów, właściwie przechowuje oraz przekazuje dokumenty do archiwum w celu zachowania prawidłowego dokumentowania przebiegu spraw w Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii
• obsługuje interesantów wewnętrznych i zewnętrznych w celu organizacji i właściwej oprawy spotkań z Pomorskim Wojewódzkim Lekarzem Weterynarii i jego Zastępcą
• organizuje zasoby biura, w tym kontroluje stany magazynowe biura, sprawuje nadzór nad sprawnością sprzętu biurowego, wykonuje czynności inwentaryzacyjne biur, składa zamówienia na wyposażenie biur w celu zapewnienia sprawnego i odpowiedniego wyposażenia biur Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii
• utrzymuje system ewidencji czasu pracy oraz obsługi delegacji służbowych pracowników inspektoratu w celu bieżącego nadzoru prawidłowego rozliczania czasu pracy w tym zakresie, przygotowuje raporty i zestawienia dla przełożonych w celu dalszych opracowań, w tym dostarcza kierownictwu aktualne informacje niezbędne do podejmowania decyzji
• wspiera organizację pracy Pomorskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii i jego Zastępcy, w tym prowadzi terminarz, monitoruje terminy i przypomnienia oraz organizuje spotkania poprzez przygotowanie sali, materiałów i list obecności, w celu zapewnienia sprawnego przebiegu narad i wydarzeń służbowych
• organizuje wydarzenia wewnętrzne, takie jak narady, uroczystości i spotkania pracownicze
• sporządza notatki ze spotkań oraz monitoruje realizację ustaleń, przekazując informacje właściwym komórkom organizacyjnym, w celu zapewnienia ciągłości działań i właściwego nadzoru nad wykonaniem poleceń kierownictwa
• redaguje korespondencję i pisma, dokonuje wstępnej selekcji korespondencji wpływającej oraz obsługuje interesantów wewnętrznych i zewnętrznych, w celu zapewnienia profesjonalnej reprezentacji Inspektoratu oraz usprawnienia pracy Pomorskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii i jego Zastępcy
• koordynuje przepływ informacji między kierownictwem a komórkami organizacyjnymi, przekazuje komunikaty, ustalenia i decyzje, w celu zapewnienia spójności działań Inspektoratu
• zbiera, przetwarza i przekazuje informacje oraz materiały do wiadomości publicznej

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:praca w siedzibie urzędu.

Miejsce i otoczenie organizacyjno – techniczne stanowiska pracy:

• praca przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie przy oświetleniu naturalnym i sztucznym


• nie występują uciążliwe, szkodliwe i niebezpieczne warunki pracy


• podstawowe wyposażenie stanowiska to: zestaw komputerowy, meble biurowe oraz elektryczne urządzenia biurowe


• budynek czteropiętrowy z wysokim parterem - bez windy i podjazdów, wejście główne do budynku po dziewięciu stopniach


• stanowisko pracy znajduje się na IV piętrze budynku


• pomieszczenia sanitarne nieprzystosowane dla osób poruszających się na wózkach.

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%.

Jeśli zostaniesz zakwalifikowany do kolejnego etapu, powiadomimy Cię o tym mailowo (lub telefonicznie – jeżeli nie podałeś adresu e-mail).

Do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego.

Nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których wymagamy lub zalecamy.

W związku z powyższym za kompletne oferty i jednocześnie spełniające wymagania formalne uznaje się oferty zawierające wszystkie wymagane dokumenty tj.

·      Opatrzone własnoręcznym podpisem lub podpisem elektronicznym (kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany):

-                    list motywacyjny,

-                    CV,

-                    kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

-                    oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów; nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później,

-                    oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego,

-                    oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych,

-                    oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

·      Kopię dokumentu potwierdzającego spełnienie wymagania niezbędnego  w zakresie wykształcenia.

·      Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego  w zakresie doświadczenia zawodowego.

Wzory oświadczeń oraz kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie można pobrać ze strony

https://bip.gdansk.wiw.gov.pl/artykul/217/1665/dokumenty-do-pobrania

Oferty przesłane drogą elektroniczną inną niż elektroniczna skrzynka podawcza
lub e-doręczenia oraz otrzymane po terminie (decyduje data wpływu do urzędu) nie będą rozpatrywane.

Oferty otrzymane po terminie lub odrzucone zostaną komisyjnie zniszczone.

Dodatkowe informacje dotyczące naboru można uzyskać pod 583******.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe/staż pracy

co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego
doświadczenia w pracy na stanowisku związanym z obsługa biurową w kontakcie z interesariuszami

pozostałe wymagania niezbędne:

• umiejętność biegłej obsługi komputera, oprogramowania pakietu MS Office
• umiejętność dobrej organizacji pracy
• znajomość przepisów kancelaryjno- archiwalnych
• komunikatywność
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później; osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym
• umiejętność obsługi: mediów społecznościowych, programów graficznych, obróbki zdjęć, filmów
• dobra prezencja i kultura osobista
• umiejętność redagowania pism i komunikatów,
• znajomość zasad obiegu dokumentów i archiwizacji
• umiejętność organizacji spotkań i wydarzeń
• mile widziane doświadczenie w administracji publicznej
• wysoka kultura osobista i profesjonalna komunikacja
• doskonała organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów
• samodzielność, odpowiedzialność i dyskrecja
• umiejętność pracy pod presją czasu
• proaktywność i inicjatywa

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:
Dokumenty należy złożyć do: 2026-03-29
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Gdańsku
ul. Na Stoku 50, 80 - 874 GDAŃSK
lub w formie elektronicznej wyłącznie przez elektroniczną skrzynkę podawczą lub
e-doręczenia:
- adres elektronicznej skrzynki podawczej Skrzynka ePUAP: /WIWET/SkrytkaESP,
- adres do doręczeń elektronicznych AE:PL-58475-99525-CBRVS-26

Decyduje data: osobistego dostarczenia oferty do urzędu / wpływu oferty do urzędu.

Kontakt do pracodawcy:

Kliknij tutaj, aby skontaktować się z pracodawcą lub wysłać swoje CV »