eGospodarka.pl

PracaPorady dla pracownika › Służbowa poczta e-mail: jak nad nią zapanować?

Służbowa poczta e-mail: jak nad nią zapanować?

2015-04-20 00:55

Służbowa poczta e-mail: jak nad nią zapanować?

Zapanuj nad pocztą służbową © ra2 studio - Fotolia.com

Współczesny pracownik nie wyobraża sobie codziennej pracy bez dostępu do poczty email. To najszybsza i najbardziej skuteczna forma komunikacji, ale niewłaściwe jej używanie może wprowadzić zamęt oraz przytłoczenie w życiu każdego zatrudnionego. W tym przypadku sprawdza się prastara zasada pt. „co za dużo, to niezdrowo”. Podpowiadamy więc, jak zapanować nad służbowym emailem, by stać się bardziej efektywnym.

Przeczytaj także: Certyfikat ID to bezpieczeństwo poczty elektronicznej

Wysyłaj mniej


Może wydawać się to absurdalne, ale wcale nie oznacza, że powinniśmy zrezygnować z odpisywania na ważne wiadomości. 80% przychodzących codziennie na naszą skrzynkę powiadomień wymaga naszej odpowiedzi, pozostała cześć nie ma aż tak wysokiego stopnia priorytetowości. O wiele efektywniejsze jest segregowanie maili, wedle ich stopnia ważności i pilności. Co zaskakujące, wiele kwestii, które na jakiś czas odłożymy „na bok”, może się w międzyczasie sama rozwiązać – ktoś znajdzie potrzebne mu dane albo stwierdzi, że tak naprawdę nie są mu potrzebne – podkreśla Małgorzata Majewska, ekspert portalu monsterpolska.pl

Ustal czas na odpisywanie


Zbyt duża ilość przychodzących codziennie e-maili powoduje, że zamiast skupić się na wykonywanym właśnie zadaniu - co kilka, kilkanaście minut się od niego na chwilę odrywamy, aby przeczytać wiadomość. To z kolei dekoncentruje i sprawia, że nie jesteśmy w pełni efektywni. Tymczasem nikt nie wymaga, aby na otrzymanego e-maila odpowiedzieć w trybie natychmiastowym. W większości przypadków poruszona kwestia może poczekać co najmniej kilkanaście minut – lub znacznie dłużej. Zamiast więc co chwila „odświeżać” skrzynkę odbiorczą, warto ustalić odpowiedni czas, który poświęcimy na korespondencję.

fot. ra2 studio - Fotolia.com

Zapanuj nad pocztą służbową

Zainstaluj w swoim komputerze służbowym filtr antyspamowy, aby usunąć niepotrzebne wiadomości, od tych kluczowych dla swojej pracy.


Wychwytuj najważniejsze


Wielu pracowników ma duży problem z przeoczaniem najważniejszych informacji w wiadomościach. W efekcie odpowiada na nie niezbyt precyzyjnie lub w ogóle nie odpowiada. Powoduje to konieczność wysłania kolejnych e-maili, na które trzeba oczywiście odpowiedzieć. W tym przypadku najlepszych rozwiązaniem będzie staranne czytanie wiadomości i staranne odpowiadanie na każde zawarte w nich pytanie. Selekcja informacji znacznie ograniczy ilość przychodzącej korespondencji.

Użyj technologii


Zainstaluj w swoim komputerze służbowym filtr antyspamowy, aby usunąć niepotrzebne wiadomości, od tych kluczowych dla swojej pracy. Utwórz również foldery, do których kierowane będą powiadomienia np. od Klientów, przełożonego czy innych pracowników. Dzięki temu wysyłane do Ciebie maile, będą „wpadać” do odpowiednich katalogów, a Ty łatwiej nad nimi zapanujesz – zachęca Małgorzata Majewska, ekspert portalu monsterpolska.pl.

Wybieraj telefon


Są chwile, kiedy otrzyma wiadomość nie jest dla Ciebie zbyt jasna, albo w treści pada zbyt wiele pytań. Wówczas zamiast odsyłać zwrotkę z dopytaniem albo poświęcać dużo czasu na długiego maila z odpowiedzią na wszystkie nurtujące kwestie, warto sięgnąć po telefon i oddzwonić do nadawcy komunikatu. Można przecież wszystko wyjaśnić mu osobiście. To zaoszczędzi obu stronom czasu oraz skutecznie rozwieje wszelkie wątpliwości.
Przeczytaj także: E-mail ma już 50 lat E-mail ma już 50 lat

Przeczytaj także

Skomentuj artykuł Opcja dostępna dla zalogowanych użytkowników - ZALOGUJ SIĘ / ZAREJESTRUJ SIĘ

Komentarze (0)

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

Polecane oferty pracy

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć urząd pracy.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo: