Opis stanowiska podany przez pracodawcę:

Warunki pracy

• 
  
• Praca administracyjno-biurowa.
  
• Praca przy komputerze.
  
• Budynek Głównego Urzędu Statystycznego jest w znacznym zakresie dostosowany dla potrzeb osób z niepełnosprawnością. Przy wejściu do budynku GUS brak progów utrudniających wjazd wózkiem, schody w holu głównym są wyposażone w ruchome platformy do transportu wózka, wewnątrz budynku zapewniona jest odpowiednia szerokość ciągów komunikacyjnych. Windy są dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. W budynku znajduje się 7 toalet przystosowanych do potrzeb osób z niepełnosprawnością.
  

Zakres zadań

• Przyjmuje i rejestruje korespondencję i dokumenty wpływające do departamentu i następnie przekazuje je do dyrektora w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentacji. Archiwizuje dokumenty sekretariatu
• Prowadzi ewidencję osobową pracowników departamentu (listy obecności, delegacje krajowe, plany i realizację urlopów, zwolnienia lekarskie), miesięczne rozliczenia czasu pracy pracowników w celu wsparcia dyrektora w prawidłowej organizacji pracy w departamencie. Pod kierunkiem przełożonego opracowuje inne dokumenty administracyjne departamentu, w szczególności raportowanie pracochłonności oraz ekwiwalentu za wykonywanie pracy zdalnej
• Przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom departamentu w celu wsparcia bieżącej pracy dyrektora. Monitoruje terminy realizacji poleceń i ustaleń oraz innych zadań nałożonych na departament w celu prawidłowego i terminowego ich wykonania. Redaguje krótkie pisma na polecenie dyrektora w celu wsparcia go w bieżącej pracy
• Zaopatruje pracowników w materiały biurowe i eksploatacyjne, koordynuje prawidłowy obieg sprzętu (typu laptop, komputer stacjonarny, drukarka) w celu umożliwienia im wykonywania zadań służbowych
• Bierze udział w stałym dyżurze Prezesa w godzinach pracy sekretariatu w celu realizacji nałożonych poleceń
• Uzgadnia, a następnie opracowuje plan szkoleń w celu zapewnienia wsparcia bieżącej pracy dyrektora, w wyrażaniu zgody na uczestnictwo pracowników departamentu w szkoleniach wewnętrznych i zewnętrznych, także koordynuje i zbiera zgłoszenia na szkolenia w celu przedstawienia ich do akceptacji
• Koordynuje sprawy kadrowo-organizacyjne departamentu, w tym zmiany w opisach stanowisk pracy i zakresach obowiązków pracowników oraz dotyczące upoważnień do przetwarzania danych w celu wsparcia dyrektora w wykonywaniu zadań związanych z zarządzaniem pracownikami departamentu, a także przesyłanie comiesięcznych harmonogramów pracy dla pracowników departamentu pracujących na część etatu do właściwej jednostki w GUS
• Koordynuje sprawy dot. zapotrzebowania na środki finansowe pracowników departamentu i przesyła je do właściwej jednostki w GUS w celu prawidłowej i terminowej realizacji zapotrzebowania na środki finansowe dla departamentu

Wymagania stawiane pracownikowi:

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie

• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym - A2
• Znajomość ustawy o służbie cywilnej
• Znajomość podstaw pracy sekretariatu, w szczególności zasad prowadzenia ewidencji dokumentów, obsługi interesantów, organizacji kalendarza spotkań
• Umiejętność wyszukiwania, gromadzenia i porządkowania informacji niezbędnych dla sprawnej obsługi stanowiska pracy
• Znajomość pakietu MS Office
• Wiedza z zakresu obiegu dokumentów i archiwizacji
• Znajomość zasad redagowania pism urzędowych oraz zasad prostego języka
• Wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe
• Rzetelność
• Organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów
• Współpraca
• Komunikacja interpersonalna
• Komunikacja pisemna
• Otwartość na zmiany i radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych
• Dzielenie się wiedzą
• Orientacja na klienta /interesanta
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Wykształcenie: wyższe
• Wykształcenie: dyplom ukończenia profesjonalnej szkoły dla sekretarek/asystentek
• Doświadczenie zawodowe: 1 rok doświadczenia zawodowego/stażu pracy w sekretariacie w administracji publicznej
• Znajomość obsługi systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)

Kontakt do pracodawcy:

Kliknij tutaj, aby skontaktować się z pracodawcą lub wysłać swoje CV »