Efektywna organizacja pracy własnej wiąże się z umiejętnym wykorzystywaniem możliwości czasowych. Przystępując do pracy mamy pełną dowolność w wyborze stylu działania. Należy jednak pamiętać, że jesteśmy odpowiedzialni za wyniki naszej pracy. Istotą sprawnego wykonywania zadań jest umiejętność organizowania pracy, zarządzania czasem, planowania i koncentracji na priorytetach. Być efektywnym oznacza optymalnie wykorzystywać posiadane zasoby.

W obliczu wielości zadań konieczne jest ustalenie pewnych zasad, dzięki którym nie zaginiemy w gąszczu obowiązków. Ważnym etapem jest wytyczenie zadań priorytetowych- uszeregowanie ich względem istotności i skupianie uwagi na rezultatach, które chcemy osiągnąć. Koncentracja na wyznaczonych priorytetach bardziej niż na samych zadaniach przynosi lepsze efekty. W czasie realizacji zadań nasze założenia mogą ulegać zmianie. Może się okazać, że jedne zadania przejmą priorytet nad innymi. Należy być przygotowanym na drobne korekty, jednak im skuteczniej określimy priorytety na etapie planowania, tym mniej zmian będziemy musieli wprowadzić w późniejszym toku pracy.

Następnym krokiem jest planowanie działań. Powinno być ono realistyczne i uwzględniać posiadane przez nas zasoby, zatem przede wszystkim czas, dostęp do informacji, umiejętności i motywacje. Przy ustalaniu czasu potrzebnego na realizację danego zadania pomocne mogą być notatki o tym, jak długo zajęły nam podobne zadania w przeszłości. Nie tylko ułatwi to prognozowanie, ale także pomoże w ocenie naszej efektywności.

Ocena stopnia zbliżania się do celu stanowi bowiem kolejny etap organizacji pracy własnej. Ważne jest nie tylko określenie priorytetów i zaplanowanie realizacji zadań, ale również śledzenie przebiegu naszej pracy. Koncentrując się na rezultatach nie powinniśmy pomijać drogi ich osiągania. Jest ona fazą doskonalenia siebie i przełamywania barier. Monitorowanie postępu pozwoli nam na wypracowanie własnego stylu pracy i poznanie naszych mocnych stron. Osiąganie celu będzie natomiast następowało w sposób bardziej świadomy.

Aby działać efektywnie należy odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

1. W czym i z jakiego powodu chcemy być efektywni? Co chcemy osiągnąć? Czego wymaga od nas sytuacja?
2. Jaka jest nasza hierarchia wartości, nasze rzeczywiste cele osobiste?
3. Jaki jest nasz styl pracy? Czy lepiej działamy w grupie, czy samodzielnie? W warunkach stresu, czy w sytuacjach przewidywalnych i uporządkowanych? W jakich porach dnia pracujemy najwydajniej?
4. Czy powierzane zadania odpowiadają naszym umiejętnościom? Czy dają nam satysfakcję, czy motywują nas do dalszego wysiłku?

Powodem nieefektywnej pracy często jest brak odpowiednich kwalifikacji. Jeżeli jesteśmy zmotywowani, będziemy w stanie dokształcić się w danej dziedzinie i zdobyć potrzebną wiedzę. Jeżeli problem sięga głębiej i dotyka naszych umiejętności, powinniśmy zastanowić się nad sensem podjęcia się danego zadania.

Istotny jest również poziom naszego zaangażowania. Do skutecznego wykonania danej pracy niezbędne jest włożenie równomiernego wysiłku w kolejne etapy działania. Dobre pomysły i ciekawe koncepcje, którym nie poświęca się odpowiedniej uwagi w trakcie realizacji, nie przynoszą oczekiwanych rezultatów.

Warto zastanowić się, czy wykonywane zadania nie stoją w sprzeczności z naszym systemem wartości. Jeżeli podejmiemy się pracy, która nie będzie zgodna z naszymi przekonaniami, obniży się nasze zaangażowanie i znacznie spadnie efektywność. Podświadomie blokować będziemy założone świadomie cele i realizowane działania będą nieskuteczne.

Poznanie mocnych stron naszej osobowości zwiększy wewnętrzną motywację. Gdy określimy najlepszy dla nas system pracy będziemy działać wydajniej i pełniej wykorzystamy nasze możliwości, nie wspominając o pozytywnym nastawieniu do pracy i otwartej postawie.

Analiza nas samych w oparciu o powyższe rozważania może pomóc w odpowiedzi na pytania: Jak osiągnąć najlepsze wyniki, dysponując posianymi możliwościami, w oparciu o wyznawane wartości i sposób pracy? Od czego zacząć, jak określić cele i horyzont czasowy?

Umiejętna organizacja pracy własnej przyczyni się do polepszenia jakości naszego życia. Pozwoli na terminowe wykonywanie zadań, wpłynie na wzrost samooceny i umożliwi lepsze wykorzystanie czasu wolnego. Komfort psychiczny wynikający ze świadomości realizacji założonych celów nie tylko zniweluje wszelki stres związany z pracą, ale także pozwoli nam podjąć nowe wyzwania w sferze zarówno zawodowej, jak i prywatnej.