eGospodarka.pl

PracaPorady dla pracownika › Akta osobowe sprzed lat. Gdzie ich szukać?

Akta osobowe sprzed lat. Gdzie ich szukać?

2019-11-16 00:32

Akta osobowe sprzed lat. Gdzie ich szukać?

Dokumentacja pracownicza © bnorbert3 - Fotolia.com

Poszukiwanie dawnych akt osobowych to sytuacja, z którą musi zmierzyć się niemałe grono osób ubiegających się o emeryturę lub rentę. Dość często bowiem zdarza się, że zależy nam na dokumentach pracowniczych wystawionych przez firmę, która już dawno zniknęła z rynku. Co wtedy zrobić? Gdzie się udać, aby potwierdzić wypracowany staż?
Niestety w niektórych sytuacjach poszukiwanie dawnych akt osobowych może okazać się drogą przez mękę. Problemy nie ominą najpewniej osób, których teczkę pracowniczą zniszczył żywioł, ale też byłych pracowników bankrutów czy firm, które do odpowiedniego zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej nie przywiązywały należytej wagi. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których wymagane przez ZUS dokumenty zostały wystawione przed 1999 rokiem.

Jak postąpić w takim wypadku tłumaczy Iwona Kowalska-Matis, regionalny rzecznik prasowy ZUS na Dolnym Śląsku:
- Jeśli ktoś nie ma dokumentów świadczących o pracy przed 1999 rokiem, to trzeba sprawdzić czy zakład pracy jeszcze istnieje. Jeśli nie, to na podstawie chociażby pism, wpisów w książeczkowych dowodach osobistych wydawanych do końca 2000 roku czy legitymacji ubezpieczeniowej warto ustalić dokładną nazwę i adres ostatniej siedziby. To podstawa, żeby rozpocząć poszukiwania w archiwach i instytucjach komercyjnych przechowujących dokumentację osobową i płacową – wyjaśnia

Czego szukać w aktach osobowych?


Przy ustalaniu emerytury, renty czy świadczenia emerytalnego dla ZUS znaczenie mają przede wszystkim pisemne zaświadczenia pracodawcy, świadectwa pracy i legitymacje ubezpieczeniowe z wpisami o dacie rozpoczęcia i zakończenia pracy, rodzaju i wymiarze czasu pracy oraz orzeczenia sądu.

Staż pracy i wysokość wynagrodzenia mogą również poświadczać pośrednie dowody, jak np. umowy o pracę i aneksy do nich, wpisy w starym dowodzie osobistym, legitymacje służbowe czy nawet pisma, które pracodawca kierował do pracownika podczas zatrudnienia, i o ile oczywiście potwierdzać będą fakt zatrudnienia i jego okres.

fot. bnorbert3 - Fotolia.com

Dokumentacja pracownicza

W przypadku zakładów zlikwidowanych akt osobowych należy poszukiwać u ich następców prawnych.


W przypadku zakładów zlikwidowanych lub takich, które uległy przekształceniu, dawnych akt osobowych należy poszukiwać u ich następców prawnych. Mogą to być spółki prawa handlowego bądź cywilnego, powstałe po sprywatyzowaniu przedsiębiorstw. Niewykluczone, że będą to też organy założycielskie, czyli urzędy wojewódzkie albo organy nadrzędne, czyli konkretne ministerstwa.

Zdecydowanie w najlepszym położeniu są ci, którym potrzebne są akta osobowe od pracodawcy, który nadal istnieje. Wtedy powinien wystawić byłemu pracownikowi zaświadczenie o zatrudnieniu, ale też o osiąganych zarobkach. Jeśli jednak zakładu już nie ma i nie ma też następcy prawnego takiego przedsiębiorstwa, to informacji trzeba szukać w bazie zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, których baza znajduje się na stronie internetowej ZUS.
- Taki kłopot może ominąć osoby, które pracowały w zakładach do 20 zatrudnionych, bo taki pracodawca miał obowiązek zgłaszania pracowników w ZUS z imienia i nazwiska, czyli w imiennych deklaracjach rozliczeniowych – dodaje Iwona Kowalska-Matis.

Na podstawie informacji z urzędów centralnych, wojewódzkich i archiwów państwowych ZUS stworzył bazę zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. Jest to alfabetyczny spis nieistniejących już przedsiębiorstw i miejsc przechowywania dokumentacji „kadrowej”. Są tam też dane organizacji związkowych, spółdzielni, PGR-ów, a katalog byłych pracodawców jest ciągle aktualizowany. Taki katalog jest dostępny dla klientów ZUS w każdej placówce i na stronie internetowej: Baza ZUS.

Wielu przyszłych emerytów może szukać dokumentacji z niepaństwowych jednostek organizacyjnych, partii politycznych, związków wyznaniowych, organizacji społecznych czy spółdzielczych. Te podmioty ustalają jednak własne zasady postępowania z aktami osobowymi pracowników. Natomiast dokumenty potwierdzające staż i płace ze zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych mógł przejąć związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia lub Krajowa Rada Spółdzielcza z siedzibą w Warszawie.

Instytucją, która przechowuje dowody dotyczące dokumentacji pracowniczej od pracodawców z całej Polski, których postawiono w stan likwidacji lub których upadłość ogłoszono, jest działające od 2004 r. Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku pod Warszawą. Archiwum wydaje zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej.

oprac. : eGospodarka.pl

Oceń

0 0

Podziel się

Poleć na Wykopie

Poleć artykuł znajomemu Wydrukuj

Skomentuj artykuł Opcja dostępna dla zalogowanych użytkowników - ZALOGUJ SIĘ / ZAREJESTRUJ SIĘ

Komentarze (0)

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć urząd pracy.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo: