eGospodarka.pl

PracaPorady dla pracownika › Ty kontra minuty. Poznaj 6 technik zarządzania sobą w czasie

Ty kontra minuty. Poznaj 6 technik zarządzania sobą w czasie

2018-03-06 10:34

Ty kontra minuty. Poznaj 6 technik zarządzania sobą w czasie

Zarządzanie czasem © fot. mat. prasowe

PRZEJDŹ DO GALERII ZDJĘĆ (7)

Realizowanie wyznaczonych sobie celów i zobowiązań, których się podjęliśmy, może wydawać się niełatwym zadaniem. Wszystko jest jednak kwestią strategii i podjęcia przemyślanych kroków. W ten sposób cele przyjdą wcześniej, a ciebie czekać będzie odpoczynek. Zarządzanie sobą w czasie to pięcioetapowy proces. Najważniejsze są trzy pierwsze: wyznaczenie celów, planowanie działań i podejmowanie decyzji. W ich efekcie następuje realizacja i czas na monitorowanie efektów.

Etap 1. Wyznaczanie celów


Od czego zacząć zarządzane sobą w czasie? Najlepiej od określenia celów, które zamierzamy osiągnąć. Pominięcie tego etapu niechybnie doprowadzi nas do zagubienia i rezygnacji jakiegokolwiek działania. Pomocne mogą okazać się tu dwie metody: analiza SMART i analiza SWOT.

Za sprawą metody SMART odpowiednio zdefiniujemy postawione sobie cele. Jeżeli zrobimy to dobrze, w znacznym stopniu zmaksymalizujemy prawdopodobieństwo ich osiągnięcia. Poprawnie wyznaczony cel jest:
  1. konkretny,
  2. mierzalny,
  3. osiągalny,
  4. realistyczny,
  5. określony w czasie.
.
Z tego wniosek, że cel „przez miesiąc, codziennie do godziny 12:00, wykonam najważniejsze zadanie danego dnia” jest sformułowany o niebo lepiej niż stwierdzenie, iż „nauczę się efektywnie zarządzać swoimi zadaniami w czasie”.

Przystępując do określania priorytetów, warto przeanalizować swoje mocne i słabe strony oraz szanse i zagrożenia. W tym celu warto skorzystać z analizy SWOT, która pozwoli wyodrębnić 4 kategorie czynników decydujących o sukcesie:
  • S (strenghts) – mocne strony, czyli wszystkie Twoje umiejętności i zasoby, które mogą pomóc w osiągnięciu wyznaczonych celów;
  • W (weaknesses) – słabe strony, czyli wszystkie czynniki wewnętrzne, które mogą utrudnić Ci osiągnięcie sukcesu. Warto je określić, aby móc nad nimi pracować;
  • O (opportunities) – szanse, czyli zjawiska zewnętrzne, które mogą Ci pomóc w realizacji planów;
  • T (threats) – zagrożenia, czyli czynniki zewnętrze, niezależne od nas, które mogą przeszkodzić w osiągnięciu sukcesu.

Jeśli określisz czynniki z tych 4 kategorii, będziesz mógł przewidzieć trudności, jakie mogą pojawić się na Twojej drodze, oraz szybciej je przezwyciężysz.

Etap 2. Planowanie działań


To jeden z najważniejszych etapów zarządzania sobą w czasie. Tutaj rozpisujesz, co konkretnie masz wykonać, jak zrealizujesz poszczególne czynności oraz ile czasu mają Ci one zająć. W tym kroku najbardziej przydadzą się techniki zarządzania zadaniami.

Na początku warto skorzystać z diagramu Gantta, reguły Pareta lub metody ABC – wszystkie te techniki pomogą Ci ustalić, co należy wykonać w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca. Natomiast technika GTD oraz macierz Eisenhowera umożliwią zaplanowanie kolejności wykonywania i określenie stopnia ważności poszczególnych zadań. Dokładny opis każdej z technik znajdziesz w infografice HRS.

fot. mat. prasowe

Macierz Eisenhowera

Macierz Eisenhowera umożliwia zaplanowanie kolejności wykonywania i określenie stopnia ważności poszczególnych zadań.

fot. mat. prasowe

Technika GTD

Polega na zgromadzeniu wszystkich zadań w jednym przejrzystym systemie


fot. mat. prasowe

Diagram Gantta

Diagram Gantta pomoże ustalić, co należy wykonać w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca.


Przy tworzeniu planu działania warto pamiętać o regule 60:40, według której nie należy rozplanowywać swojego czasu w 100%, ponieważ zawsze może pojawić się jakieś nieprzewidziane zadanie do wykonania. Zamiast tego lepiej przeznaczać jedynie 60% dostępnego czasu na czynności zaplanowane, a pozostałe 40% na zadania nieoczekiwane. W ten sposób nie narazisz się na niepotrzebny stres i frustrację z powodu nadmiaru obowiązków.

fot. mat. prasowe

Zasada Pareta

Zasada Pareta zakłada, że 20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów.

fot. mat. prasowe

Metoda ABC

W grupie A znajdują się zadania, które musisz wykonać


Etap 3. Decyzja


Na tym etapie warto zweryfikować, czy stworzony plan jest zgodny z założonymi celami. Jeśli tak, pozostaje nam już tylko podjąć decyzję o kolejności i sposobie realizacji poszczególnych zadań.

Etap 4. Realizacja założeń


Faza właściwa zarządzania czasem. Tutaj krok po kroku realizujesz się określony w powyższych punktach plan działania. W efektywnej realizacji zadań może pomóc technika Pomodoro polegająca na pracy w 25-minutowych blokach czasowych. Po każdym bloku następuje krótka przerwa, a po 4 seriach dłuższy, półgodzinny odpoczynek. Metoda pozwala na całkowite skupienie się na zadaniu, bez rozpraszania uwagi innymi, mało istotnymi sprawami.

fot. mat. prasowe

Technika Pomodoro

Technika Pomodoro polega na pracy w 25-minutowych blokach czasowych.


Etap 5. Monitorowanie działań i efektów


Na koniec warto pamiętać o kontrolowaniu postępów działań. W ten sposób można na bieżąco weryfikować swoje plany i założenia czasowe oraz wyciągać wnioski na przyszłość. Sam monitoring zwiększa również efektywność i motywację do pracy.

oprac. : eGospodarka.pl

Zobacz także


Oceń

1 3

Podziel się

Poleć na Wykopie Poleć w Google+

Poleć artykuł znajomemu Wydrukuj

Skomentuj artykuł Opcja dostępna dla zalogowanych użytkowników - ZALOGUJ SIĘ / ZAREJESTRUJ SIĘ

Komentarze (0)

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

Polecane oferty pracy

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć urząd pracy.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo:

Ok, rozumiem Strona wykorzystuje pliki cookies w celu prawidłowego jej działania oraz korzystania z narzędzi analitycznych, reklamowych, marketingowych i społecznościowych. Szczegóły znajdują się w Polityce Prywatności. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie. Jeśli nie chcesz, aby pliki cookies były zapisywane w pamięci Twojego urządzenia, możesz to zmienić za pomocą ustawień przeglądarki.