Ty kontra minuty. Poznaj 6 technik zarządzania sobą w czasie

Przeczytaj także: Zarządzanie czasem: jak nie odkładać zadań na później?

Etap 1. Wyznaczanie celów

Od czego zacząć zarządzane sobą w czasie? Najlepiej od określenia celów, które zamierzamy osiągnąć. Pominięcie tego etapu niechybnie doprowadzi nas do zagubienia i rezygnacji jakiegokolwiek działania. Pomocne mogą okazać się tu dwie metody: analiza SMART i analiza SWOT.

Za sprawą metody SMART odpowiednio zdefiniujemy postawione sobie cele. Jeżeli zrobimy to dobrze, w znacznym stopniu zmaksymalizujemy prawdopodobieństwo ich osiągnięcia. Poprawnie wyznaczony cel jest:

1. konkretny,
2. mierzalny,
3. osiągalny,
4. realistyczny,
5. określony w czasie.

.
Z tego wniosek, że cel „przez miesiąc, codziennie do godziny 12:00, wykonam najważniejsze zadanie danego dnia” jest sformułowany o niebo lepiej niż stwierdzenie, iż „nauczę się efektywnie zarządzać swoimi zadaniami w czasie”.

Przystępując do określania priorytetów, warto przeanalizować swoje mocne i słabe strony oraz szanse i zagrożenia. W tym celu warto skorzystać z analizy SWOT, która pozwoli wyodrębnić 4 kategorie czynników decydujących o sukcesie:

• S (strenghts) – mocne strony, czyli wszystkie Twoje umiejętności i zasoby, które mogą pomóc w osiągnięciu wyznaczonych celów;
• W (weaknesses) – słabe strony, czyli wszystkie czynniki wewnętrzne, które mogą utrudnić Ci osiągnięcie sukcesu. Warto je określić, aby móc nad nimi pracować;
• O (opportunities) – szanse, czyli zjawiska zewnętrzne, które mogą Ci pomóc w realizacji planów;
• T (threats) – zagrożenia, czyli czynniki zewnętrze, niezależne od nas, które mogą przeszkodzić w osiągnięciu sukcesu.

Jeśli określisz czynniki z tych 4 kategorii, będziesz mógł przewidzieć trudności, jakie mogą pojawić się na Twojej drodze, oraz szybciej je przezwyciężysz.

Etap 2. Planowanie działań

To jeden z najważniejszych etapów zarządzania sobą w czasie. Tutaj rozpisujesz, co konkretnie masz wykonać, jak zrealizujesz poszczególne czynności oraz ile czasu mają Ci one zająć. W tym kroku najbardziej przydadzą się techniki zarządzania zadaniami.

Na początku warto skorzystać z diagramu Gantta, reguły Pareta lub metody ABC – wszystkie te techniki pomogą Ci ustalić, co należy wykonać w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca. Natomiast technika GTD oraz macierz Eisenhowera umożliwią zaplanowanie kolejności wykonywania i określenie stopnia ważności poszczególnych zadań. Dokładny opis każdej z technik znajdziesz w infografice HRS.

Przy tworzeniu planu działania warto pamiętać o regule 60:40, według której nie należy rozplanowywać swojego czasu w 100%, ponieważ zawsze może pojawić się jakieś nieprzewidziane zadanie do wykonania. Zamiast tego lepiej przeznaczać jedynie 60% dostępnego czasu na czynności zaplanowane, a pozostałe 40% na zadania nieoczekiwane. W ten sposób nie narazisz się na niepotrzebny stres i frustrację z powodu nadmiaru obowiązków.

Etap 3. Decyzja

Na tym etapie warto zweryfikować, czy stworzony plan jest zgodny z założonymi celami. Jeśli tak, pozostaje nam już tylko podjąć decyzję o kolejności i sposobie realizacji poszczególnych zadań.

Etap 4. Realizacja założeń

Faza właściwa zarządzania czasem. Tutaj krok po kroku realizujesz się określony w powyższych punktach plan działania. W efektywnej realizacji zadań może pomóc technika Pomodoro polegająca na pracy w 25-minutowych blokach czasowych. Po każdym bloku następuje krótka przerwa, a po 4 seriach dłuższy, półgodzinny odpoczynek. Metoda pozwala na całkowite skupienie się na zadaniu, bez rozpraszania uwagi innymi, mało istotnymi sprawami.

Etap 5. Monitorowanie działań i efektów

Na koniec warto pamiętać o kontrolowaniu postępów działań. W ten sposób można na bieżąco weryfikować swoje plany i założenia czasowe oraz wyciągać wnioski na przyszłość. Sam monitoring zwiększa również efektywność i motywację do pracy.