10 kluczowych kompetencji, które powinna posiadać sekretarka

Przeczytaj także: Czego szef wymaga od asystentki?

W wielu przypadkach prawidłowe funkcjonowanie firmy bez kompetentnej sekretarki czy asystentki jest niemal niemożliwe. Nic dziwnego - to własnie dzięki obecności takiego pracownika szefowie mogą zaoszczędzić czas i skupić się na innych, bardziej skomplikowanych zadaniach.

Niewątpliwą zaletą tego zawodu jest to, że umożliwia on rozpoczęcie kariery bez posiadania dużego doświadczenia czy umiejętności. Ta praca daje także możliwość zdobycia cennego know-how na temat konkretnej branży, czy specjalizacji przedsiębiorstwa. Z biegiem lat w zawodzie asystentki zyskują unikatowe doświadczenie, które podnosi ich wartość jako pracownika i powoduje, że jest są trudno zastępowalne.

Wynagrodzenia na stanowiskach asystenckich są tak samo zróżnicowane, jak i zakres prac. Osoby bez doświadczenia zawodowego mogą negocjować stawki już od 2600 zł brutto. Z kolei asystentki z wieloletnim stażem pracy - szczególnie jeśli doświadczenie jest ukierunkowane na potrzeby danej firmy - mogą liczyć na zdecydowanie wyższą pensję, nawet do 8000 zł brutto.

Zawód asystentki i sekretarki nigdy nie znajdował się w czołówce najlepiej wynagradzanych, jednak od kilku lat obserwujemy systematyczną tendencję wzrostu płac. Według naszych analiz najwięcej zarabiają osoby, które mają w pracy styczność z danymi i informacjami wrażliwymi, wymagającymi bezwzględnej poufności. Oznacza to przeważnie pracę z ludźmi znajdującymi się na najwyższych szczeblach zarządzania i dostęp do ważnych informacji na temat danej firmy, czy jej pracowników. Im większa odpowiedzialność na asystenckim stanowisku, tym wyższe wynagrodzenie. – mówi Krzysztof Inglot, Pełnomocnik Zarządu Work Service S.A.

Chociaż w Polsce zawód sekretarki jeszcze nie jest tak sprofesjonalizowany, jak na przykład w USA czy Kanadzie (np. executive assistant), to można wyróżnić kilka profili tego typu pracowników. Największe wymagania stawiane są asystentkom prezesów zarządu, czy asystentkom zarządu, bowiem zakres ich obowiązków jest ścisłe powiązany z aktywnością najważniejszego menedżera danej spółki – prezesa. W zakresie ich obowiązków leży nie tylko praca organizacyjna związana z kalendarzem „szefa”, ale także zadania merytoryczne wymagające wiedzy i przygotowania zawodowego (np. tłumaczenie dokumentów, przygotowywanie prezentacji). Asystentki pracujące z zarządem powinny powiadać wyższe wykształcenie, biegle władać co najmniej jednym językiem obcym, posiadać prawo jazdy kat. B i mieć doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku.

Niższy szczebel asystentki to asystentki wspierające pracę dyrektorów, które powinny mieć wyższe lub średnie wykształcenie i znać jeden język obcy. Jeszcze niżej w hierarchii są usytuowani asystenci działów. Zazwyczaj posiadają oni średnie lub wyższe wykształcenie, które jest związane ze specyfiką danego departamentu (np. prawne, techniczne, czy marketingowe). Coraz silniej rozwija się także specjalizacja asystenta projektu, który jest pracownikiem współpracującym bezpośrednio z liderem projektu. W tym przypadku również kluczowe jest posiadanie kierunkowego wykształcenia.

Jak podkreślają specjaliści ds. rekrutacji z Work Service, w zawodzie asystenta czy sekretarki bardziej niż konkretne umiejętności liczą się kompetencje miękkie. To decydują, czy dany kandydat będzie rozwijał się w swojej pracy i czerpał z niej satysfakcję.

Zawód asystenta rozwijał się przez ostatnie 25 lat, równolegle z rozwojem biznesu w Polsce, i będzie ewoluował nadal. Kiedyś wyższe wykształcenie i znajomość języka obcego były wystarczające, a dziś należy spełniać nie tylko twarde wymagania, ale również posiadać szereg kompetencji miękkich. To dzięki właśnie nim praca asystentów jest bezcenna dla każdej organizacji, w której zmiana jest jedyną stałą – ocenia Krzysztof Inglot.